Obowiązek informacyjny w związku z udostępnianiem informacji publicznej

Jak wiemy, RODO zobowiązują administratorów danych do przekazania osobie, której dane dotyczą określonego katalogu informacji o procesach przetwarzania jej danych osobowych. Jest to tzw. obowiązek informacyjny administratora danych. Jednostka publiczna, jak każdy inny administrator danych, objęta jest ww. obowiązkiem informacyjnym (wynikającym z art. 13 i 14 RODO chyba, że zachodzi jeden z wyjątków określonych odpowiednio w art. 13 ust. 4 i art. 14 ust. 5 RODO.). Zakres informacji, które administrator danych zobowiązany jest przekazać osobie, której dane dotyczą, powinien być dostosowany do okoliczności związanych z przetwarzaniem danych osobowych, zwłaszcza do podstaw i sposobów ich przetwarzania. Klauzula informacyjna powinna mieć charakter zindywidualizowany tzn. nie może być zastąpiona ogólnym powiadomieniem  np. na stronie internetowej administratora. Osoba, której dane dotyczą musi mieć bowiem możliwość zapoznania się z klauzulą, co będzie możliwe jedynie w razie przekazania informacji bezpośrednio podmiotowi danych.

Obowiązek informacyjny z art. 13 RODO powstaje z chwilą pozyskania danych, od osoby, której dane dotyczą. W przypadku zatem, gdy źródłem danych jest osoba, której dane dotyczą, administrator powinien spełnić obowiązek informacyjny w chwili wejścia w ich posiadanie tj. podczas pozyskiwania od niej danych osobowych, a najpóźniej w chwili ich zebrania. Administrator danych powinien potrafić wykazać, że spełnił ciążący na nim obowiązek informacyjny. Wobec tego powinien podjąć faktyczne i skuteczne działania mające na celu powiadomienie osoby, której dane dotyczą w zakresie określonym w art. 13 lub 14 RODO.

Oczywiście spełnienie obowiązku informacyjnego nie będzie konieczne, jeżeli podanie nie zawiera żadnych danych osobowych.