Jak długo przechowywać dane osobowe w BIP

Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

Dodano: 15 listopada 2019
2e8b617dc8f5fe72a8703bb2087f5b6500fe09a5-xlarge(2)

RODO wymaga, aby dane osobowe były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, dla realizacji których dane te są przetwarzane. Oznacza to, że dane osobowe nie mogą być przetwarzane w nieskończoność. Czy zatem wskazane jest usuwanie z BIP danych osobowych byłych pracowników (np. kontrolerzy wskazani w treści informacji pokontrolnej lub osoby publikujące) jak również dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które są publikowane w wystąpieniach pokontrolnych?

ADO musi przeanalizować cel dalszego przetwarzania danych

Administrator danych zobowiązany jest przestrzegać zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO. I tak zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. c RODO dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzanie. Ponadto RODO wymaga, aby dane osobowe były przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, dla realizacji których dane te są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Oznacza to, że dane osobowe nie mogą być przetwarzane w nieskończoność i w każdym indywidualnym przypadku administrator danych powinien ocenić, czy dane są mu niezbędne w kontekście realizacji konkretnych celów przetwarzania.

Wobec tego konieczne jest przeprowadzenie analizy, czy z punktu widzenia celów umieszczenia danej informacji w BIP niezbędne jest pozostawianie w jej treści danych osobowych byłych pracowników (w świetle zasady minimalizacji i obowiązujących przepisów prawa np. ustawy o NIK). Należ też przeanalizować, czy ujawnione dane osobowe byłych pracowników są administratorowi danych nadal niezbędne do realizacji zamierzonych celów przetwarzania (w świetle zasady ograniczonego przechowywania).

Jak długo przechowywać dane przedsiębiorców

Jeśli chodzi o dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w wystąpieniach pokontrolnych to administrator decydując się na ich opublikowanie w BIP powinien opierać się przynajmniej na jednej z podstaw przetwarzania danych podstawa (np. przepis prawa lub zgoda podmiotu danych) i ustalić w jakim zakresie dane te mogą być podane do publicznej wiadomości (tj. czy tylko imię i nazwisko, czy adres zamieszkania, adres prowadzenia działalności).

Uwaga

Warto przytoczyć stanowisko GIODO (oparte o przepisy poprzednio obowiązującej ustawy  ochronie danych osobowych), który uznał, że celem BIP-u jest informowanie o sprawach publicznych, w tym o zajmowanych przez władze publiczne stanowiskach i podejmowanych rozstrzygnięciach. Niejednokrotnie bez znaczenia dla wartości merytorycznej tych stanowisk jest publikowanie w ich treści informacji o osobach, w stosunku do których zostały one zajęte. Jeśli zatem usunięcie personaliów osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nie wpływa na czytelność dokonanego w ten sposób przekazu dane te nie powinny być umieszczane w BIP. W takim bowiem przypadku treść aktu administracyjnego nie traci waloru informacyjnego, albowiem wynika z niej kto, kiedy i w jakiej sprawie publicznie zajął określone stanowisko (wyrok WSA w Warszawie z 18 listopada 2008 r., II SA/Wa 1177/08).

Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

radca prawny, ekspert z zakresu postępowania administracyjnego. Prowadzi kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców oraz świadczy pomoc prawną dla jednostek sektora finansów publicznych, m.in. dla organów nadzoru budowlanego

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel