Zastępca albo zespół IOD? Tak, ale według uznania administratora

Zgodnie z art. 37 ust.1 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) każdy administrator danych oraz podmiot przetwarzający ma obowiązek wyznaczyć inspektora ochrony danych (IOD) w sytuacji, gdy:

• przetwarzania dokonują organ lub podmiot publiczny, z wyjątkiem sądów w zakresie sprawowania przez nie wymiaru sprawiedliwości,
• główna działalność administratora polega na operacjach przetwarzania, które ze względu na swój charakter, zakres lub cele wymagają regularnego i systematycznego monitorowania osób, których dane dotyczą, na dużą skalę;
• główna działalność administratora polega na przetwarzaniu na dużą skalę danych osobowych wrażliwych oraz danych osobowych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Niezależnie od powyższego przepisy RODO nie nakładają na administratorów danych ani na podmioty przetwarzające obowiązku powołania zastępcy IOD na okres nieobecności inspektora, nawet jeśli powołanie samego IOD jest obowiązkowe w samym podmiocie. Z drugiej strony powołanie takiego zastępcy jest oczywiście możliwe i dopuszczalne - czy to na stałe czy poprzez czasowe powierzenie jego zadań innemu pracownikowi. Zgodnie z Wytycznymi Grupy Roboczej art. 29 dotyczącymi IOD w celu umożliwienia IOD realizacji jego zadań przydatne może być np. powołanie zespołu inspektora ochrony danych. W przypadku powołania takiego zespołu, jego struktura, podział i zakres obowiązków powinny zostać jasno ustalone. W skład takiego zespołu może oczywiście wchodzić zastępca IOD. 

Zastępca inspektora ochrony danych lub istniejący w danej jednostce zespół ochrony danych osobowych mogą realizować zadania IOD podczas jego dłuższej nieobecności. Powołanie zastępcy IOD czy takiego zespołu nie jest jednakże obowiązkowe.