Jak odmówić realizacji praw podmiotów danych

Jak odmówić spełnienia żądania

Każdy administrator danych ma obowiązek odpowiadania na zapytania i rozpatrywania żądań podmiotów danych. Odpowiedzi administratora, podobnie jak cała pozostała komunikacja z podmiotami danych musi odbywać się w zrozumiałej formie (zgodnie z regułą przejrzystości). W swych odpowiedziach administrator powinien unikać przesadnie formalistycznego i urzędowego języka. Zamiast tego może stosować różnego rodzaju schematy czy grafiki, pozwalające na zwiększenie czytelności komunikatu. Najważniejsze jest, aby podmiot danych był świadom swojej sytuacji oraz praw. Dotyczy to także informacji o odmowie realizacji prawa podmiotu danych.

Odpowiedź musi być niezwłoczna i bezpłatna

Ważny jest także termin odpowiedzi. Otóż administrator musi zareagować bez zbędnej zwłoki, lecz nie później niż w ciągu 1 miesiąca od otrzymania żądania. Wyjątkowo termin ten można wydłużyć do 2 miesięcy, gdy:

• żądanie cechuje się znacznym stopniem skomplikowana,
• żądań jest wiele.

Realizacja praw podmiotów danych powinna być wolna od opłat. To samo dotyczy informacji odmownej. Wyjątkiem będzie jednak sytuacja, w której żądanie jest nadmierne i nieuzasadnione. W takim przypadku administrator musi jednak wykazać, że osoba, której dane dotyczą, zbyt uciążliwie składa żądania związane z realizacją jej praw przyznanych przez RODO. Dodatkowo należy wtedy poinformować wnioskodawcę o:

• przesłankach nałożenia opłaty,
• możliwości wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Najpierw weryfikacja tożsamości

Nawet w przypadku odpowiedzi odmownej, gdy administrator ma uzasadnione wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy, to powinien ją zweryfikować. W tym celu może on domagać się dodatkowych informacji mających na celu upewnienia się, kto składa żądania. Działania te muszą jednak mieć proporcjonalny charakter.

Przykładowo nie można żądać osobistego stawiennictwa w biurze administratora i wylegitymowania się dowodem osobistym, jeśli świadczenie usług na rzecz takiej osoby odbywało się online.