Dokumentacja ODO w przychodni

Zgodnie z wytycznymi Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych oprócz polityki i instrukcji (które zgodnie z obowiązującymi przepisami nie są wymagane, jednak bardzo pomocne przy organizacji procesu przetwarzania danych osobowych w Przychodni - każdy pracownik bowiem zobowiązany jest znać takie dokumenty i w łatwy sposób można ustalić obowiązki pracowników jak i odpowiednie kroki w przypadku np. zaistniałego incydentu) do dokumentów, które powinny zostać wdrożone należą:

• rejestr czynności przetwarzania i zakres rejestru kategorii czynności przetwarzania, o których mowa w art. 30 RODO;
• wytyczne dotyczące klasyfikacji naruszeń i procedurę zgłaszanie naruszenie ochrony danych do organu nadzorczego (UODO) – art. 33 ust 3 RODO;
• procedurę na wypadek wystąpienia naruszeń mogących powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób, w zakresie ich informowaniu o działaniach jakie powinni wykonać, aby ryzyko to ograniczyć – art. 34 RODO
• procedurę prowadzenia wewnętrznej dokumentacji stanowiącej rejestr naruszeń ochrony danych, o którym mowa w art. 33 ust 5 RODO;
• raport z przeprowadzonej, ogólnej analizy ryzyka;
• raport z ocen skutków dla ochrony danych – art. 35 ust. 7. – jeśli dotyczy (dopisek autora – Zgodnie z Komunikatem Prezesa UODO takiej analizy powinno się dokonać w przypadku przetwarzania danych osobowych zawartych w dokumentacji medycznej, dodatkowo zalecałoby się dokonanie takiej oceny w przypadku korzystania z monitoringu wizyjnego)
• procedury związane z pseudonimizacją i szyfrowaniem – jeśli dotyczy;
• plan ciągłości działania – art. 32 ust 1 pkt b RODO;
• procedury odtwarzania systemu po awarii, oraz ich testowania – art. 32 ust 1 pkt c i d RODO.

Niezbędne będzie również dokumentowanie przeprowadzanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu ochrony danych osobowych. Nie należy zapominać także o klauzulach informacyjnych z art. 13 i 14 RODO.

Powyższy zakres dokumentów zawiera tak naprawdę minimalny wykaz. W zależności od sytuacji czy sposobu przetwarzania danych zakres ten może być szerszy.