Obsługa kadrowo-płacowa szkoły – czy konieczna jest umowa powierzenia

Michał Łyszczarz

Autor: Michał Łyszczarz

Dodano: 28 listopada 2019
d03858e6d6fb192fff3599dc3c423ca25f2e991f-large

Często stosowanym rozwiązaniem jest prowadzenie spraw kadrowo-płacowych szkoły przez wyodrębnioną komórkę w urzędzie danej jednostki samorządu terytorialnego. Sprawdź czy obliguje to szkołę do zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych.

Zadania organu prowadzącego względem szkoły

Na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych dostępna jest interpretacja (Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych) zgodnie z którą do zadań organu prowadzącego szkołę należy w szczególności:

  • zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki,
  • zapewnienie warunków umożliwiających stosowanie specjalnej organizacji nauki i metod pracy dla dzieci i młodzieży objętych kształceniem specjalnym,
  • wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie,
  • wyposażenie szkoły lub placówki w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji pro-gramów nauczania, programów wychowawczo-profilaktycznych, przeprowadzania egzaminów oraz wykonywania innych zadań statutowych,
  • zapewnienie obsługi administracyjnej, w tym prawnej, obsługi finansowej, w tym w zakresie wykonywania czynności, o których mowa w ustawie o rachunkowości i obsługi organizacyjnej szkoły (nie dotyczy to organów prowadzących szkoły, które na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 2 oraz ust. 4 ustawy o rachunkowości, nie są obowiązane do stosowania zasad rachunkowości określonych tą ustawą),
  • wykonywanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do dyrektora szkoły.
Uwaga

Zadania organu prowadzącego szkołę w samorządach terytorialnych sprawują: wójt (burmistrz, prezydent miasta), zarząd powiatu, zarząd województwa, rada gminy, rada powiatu, sejmik województwa, starosta, marszałek województwa. W odniesieniu do osób prawnych, np. stowarzyszeń, zadania organu prowadzącego szkołę sprawują ich zarządy (organy wykonawcze).

Organ prowadzący przetwarza dane szkoły

Organ prowadzący szkołę ma dostęp (a szkoła mu ten dostęp zapewnia) do danych osobowych przetwarzanych w szkole w związku z realizacją swoich obowiązków wynikających z przepisów prawa. Organ prowadzący szkołę ma prawo dostępu - na potrzeby kontroli - do objętej zakresem kontroli dokumentacji będącej w posiadaniu szkoły. W takiej sytuacji organ ten będzie odrębnym administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z kontrolą od szkoły lub placówki. Osoba kontrolująca powinna mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie przeprowadzenia kontroli, nadane przez organ prowadzący.

Jeżeli organ prowadzący szkołę zapewnia jej obsługę administracyjną, prawną, czy finansową, to szkoła, jako administrator danych, udostępnia dane w ramach powierzenia przetwarzania danych tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tego celu oraz po spełnieniu wymogów określonych w art. 28 RODO”.
Tak więc zdaniem UODO udostępnienie danych następuje po spełnieniu wymogów art. 28 RODO. Tymczasem zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO przetwarzanie przez podmiot przetwarzający odbywa się na podstawie umowy.  Umowa powinna określać:

  • przedmiot i czas trwania przetwarzania – czyli jakie czynności i przez jaki okres czasu będą wykonywane w ramach umowy, z których jednocześnie wynika obowiązek przetwarzania danych,
  • charakter i cel przetwarzania – np. przetwarzanie w celu zawarcia umowy ubezpieczenia,
  • rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób których dane dotyczą,
  • obowiązki i prawa administratora.

Zatem zdaniem UODO dane osobowe niezbędne do wykonywania zadań kadrowo-płacowych mogą zostać powierzone organowi prowadzącemu po zawarciu umowy powierzenia przetwarzania. 

Uwaga

Podmiot przetwarzający nie korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego bez uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody administratora – czyli w tym wypadku dyrektora reprezentującego szkołę. 

Michał Łyszczarz

Autor: Michał Łyszczarz

Ekspert prawa oświatowego i samorządu terytorialnego. Współautor komentarzy do Ustawy o systemie oświaty oraz szeregu publikacji z zakresu prawa oświatowego i samorządowego. Wieloletni pracownik Wydziału Nadzoru Prawnego Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego. Obecnie zatrudniony w Wydziale Oświaty Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Górniczej.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel