Nowy współadministrator lub zakończenie działalności przez dotychczasowego – co z umową

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Dodano: 24 grudnia 2020
0b2c4ab49e9fae4242b414775901846202e31484-xlarge (1)
Pytanie:  Jedna ze spółek będących współadministratorami zostanie zlikwidowane. Oprócz tego ma się pojawić nowy współadministrator. Czy w związku z tym należy zawierać nową umowę w sprawie współadministrowania czy też wystarczy aneks do dotychczasowej?
Odpowiedź: 

Wystarczy zawrzeć aneks do dotychczasowej umowy pomiędzy współadministratorami.

Współadministrator stroną uzgodnienia

Jeżeli co najmniej dwóch administratorów wspólnie ustala cele i sposoby przetwarzania, są oni współadministratorami. W drodze wspólnych uzgodnień współadministratorzy w przejrzysty sposób określają odpowiednie zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO (art. 26 RODO).

Uwaga

Współadministrator to szczególny rodzaj administratora danych osobowych, skoro administrator danych może „wspólnie z innymi” ustalać cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Prawodawca europejski zawarł więc definicję współadministratora danych osobowych w definicji administratora danych osobowych.

Wystarczy aneks

Jeśli poszczególni administratorzy zawarli takie uzgodnienia (w formie umowy czy porozumienia) to w przypadku gdy któryś z tych administratorów przestaje przetwarzać wspólnie dane osobowe (bo np. jest w procesie likwidacji) albo gdy pojawia się podmiot, który będzie dane przetwarzał wspólnie z dotychczasowymi współadministratorami, to trzeba dostosować stronę podmiotową takiej umowy lub porozumienia do nowej sytuacji.

Przykład

Innymi słowy należy aneksować taką umowę lub porozumienie, wskazując iż dany podmiot przestaje być stroną umowy lub porozumienia z określonym dniem.

Warto zobowiązać odchodzącego współadministratora do usunięcia danych

Warto też zawrzeć postanowienia dot. ewentualnego zwrotu nośników z danymi czy usunięcia danych z zasobów podmiotu wychodzącego ze wspólnych uzgodnień. Dodatkowo w przypadku nowego podmiotu (dołączającego do uzgodnień) warto wskazać w jaki sposób dane będące w dyspozycji dotychczasowych współadministratorów zostaną mu przekazane oraz jakie ma przedsiębrać środki zabezpieczenia.

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Radca prawny, ekspert z zakresu ochrony danych osobowych. Specjalizuje się również w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, w szczególności świadcząc pomoc prawną dla producentów maszyn i urządzeń, przedsiębiorców funkcjonujących w branży usługowej i w sektorze energetycznym.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x