Jak zapewnić jawność rejestru zbiorów danych osobowych

Agnieszka Stępień

Autor: Agnieszka Stępień

Dodano:
Jak zapewnić jawność rejestru zbiorów danych osobowych
Pytanie:  Zgodnie z przepisami rejestr zbiorów danych osobowych przetwarzanych przez administratora danych prowadzony przez administratora bezpieczeństwa informacji powinien być jawny. W jaki sposób administrator bezpieczeństwa informacji powinien to zapewnić? Czy trzeba taki rejestr opublikować na stronie internetowej administratora danych?
Odpowiedź: 

Rejestr zbiorów danych prowadzony w wersji papierowej należy udostępnić w siedzibie administratora danych lub jego miejscu zamieszkania. Rejestr prowadzony w wersji elektronicznej można udostępnić na trzy sposoby:

1) na stronie internetowej administratora danych (na stronie głównej umieszcza się odwołanie umożliwiające bezpośredni dostęp do rejestru) lub

2) na stanowisku dostępnym w systemie informatycznym administratora danych znajdującym się w siedzibie lub miejscu zamieszkania tego administratora lub

3) przez sporządzenie wydruku rejestru z systemu informatycznego administratora danych.

Jednym z obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji jest prowadzenie rejestru zbiorów danych osobowych przetwarzanych przez administratora danych. Rejestr ten jest jawny, a co za tym idzie, każdy ma prawo go przeglądać. Te ogólne wytyczne doprecyzowuje rozporządzenie ministra administracji i cyfryzacji z 11 maja 2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez administratora bezpieczeństwa informacji rejestru zbiorów danych (Dz.U. z 2015 r. poz. 719).

Obowiązek zapewnienia jawności zbiorów dotyczy tych prowadzonych w formie papierowej, elektronicznej lub obu tych formach. Wymóg ten wynika z prawa każdej osoby do kontrolowania procesu przetwarzania jej danych osobowych zawartych w zbiorach danych.  Informacje dotyczące zbiorów powinny być udostępniane w rejestrze do przeglądania w powszechnie zrozumiałej formie (§ 3 pkt 4 rozporządzenia). To do ABI należy decyzja, w jaki sposób zamierza realizować ustawowy obowiązek. Najczęściej będzie on uzależniony od wielkości i formy prowadzonych zbiorów.

Gdzie udostępnić rejestr do przeglądania

Zapewnienie jawności rejestru zbiorów danych prowadzonego w wersji papierowej będzie oznaczało udostępnienie go w siedzibie administratora danych lub jego miejscu zamieszkania. Znacznie częściej rejestry zbiorów danych są prowadzone w wersji elektronicznej. W takim przypadku ustawodawca udzielił wskazówek, proponując udostępnienie rejestrów do przeglądania:

a) na stronie internetowej administratora danych, przy czym na stronie głównej umieszcza się odwołanie umożliwiające bezpośredni dostęp do rejestru lub

b) na stanowisku dostępnym w systemie informatycznym administratora danych znajdującym się w siedzibie lub miejscu zamieszkania tego administratora lub

c) przez sporządzenie wydruku rejestru z systemu informatycznego administratora danych.

Wachlarz dostępnych sposobów jest bardzo szeroki i każdy ABI może wybrać ten, który w jego przypadku wydaje się z jednej strony przystępny dla osoby, której dane dotyczą, z drugiej zaś nie będzie nadmiernie odciągać ABI od wykonywania innych obowiązków.

Ważne:

W praktyce najczęściej spotykaną formą udostępniania rejestrów zbiorów danych jest umieszczanie ich na stronie internetowej administratora danych w formie tabeli zawierającej odesłanie do zawartości zbiorów.

W przypadku prowadzenia rejestru wyłącznie w postaci elektronicznej albo w postaci papierowej i postaci elektronicznej, ABI może zdecydować, że w odniesieniu do informacji, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia (oznaczenie podmiotu, któremu powierzono przetwarzanie danych ze zbioru), w postaci elektronicznej udostępnia się do przeglądania wyłącznie informacje o powierzeniu przetwarzania danych innemu podmiotowi.

Agnieszka Stępień

Autor: Agnieszka Stępień

nauczyciel akademicki z zakresu ochrony danych osobowych, adiunkt w Instytucie Bezpieczeństwa w Społecznej Akademii Nauk, administrator bezpieczeństwa informacji, współzałożycielka Instytutu Ochrony Danych Osobowych

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.
wiper-pixel