Czy można udostępniać wrażliwe dane z dokumentacji medycznej

Monika Brzozowska-Pasieka

Autor: Katarzyna Witkowska-Nowakowska

Dodano: 28 września 2015
Dokument archiwalny
Udostępnianie danych osobowych pacjentów

Nie ulega wątpliwości, że w dokumentacji medycznej znajdują się dane osobowe o szczególnym charakterze, tzw. dane wrażliwe. Jakie są zasady ich udostępniania? Komu wolno przekazać te dane? Kto nie ma prawa ich otrzymać?

Dokumentacja medyczna zawiera oznaczenie pacjenta, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, czyli:

  • imię,
  • nazwisko,
  • datę urodzenia,
  • płeć,
  • adres miejsca zamieszkania,
  • numer PESEL

i w pewnych przypadkach – nazwisko i imię przedstawiciela ustawowego oraz jego adres miejsca zamieszkania.

W dokumentacji znajduje się też opis stanu zdrowia pacjenta lub udzielonych mu świadczeń, data sporządzenia i oznaczenie podmiotu udzielającego świadczeń. Kwestię zakresu dokumentacji medycznej reguluje ustawa z 13 lutego 2013 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Akt ten przesądza również o tym, na jakich zasadach i komu dokumentacja może być udostępniana.

I tak, art. 26 ust. 1 ustawy wskazuje, że „Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych udostępnia dokumentację medyczną pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu bądź osobie upoważnionej przez pacjenta”. Artykuł 26 ust. 3 dodaje z kolei, że dokumentacja medyczna udostępniana jest również aż 13 rodzajom podmiotów, o których będzie mowa dalej.

Komu udostępniać dokumentację medyczną

Dostęp do dokumentacji medycznej ma przede wszystkim pacjent. To nie budzi wątpliwości. Jeżeli pacjent jest małoletni lub ubezwłasnowolniony, dostęp do dokumentacji ma jego przedstawiciel ustawowy. W przypadku dziecka są to rodzice (o ile nie zostali pozbawieni władzy rodzicielskiej). Gdy pacjentem jest osoba ubezwłasnowolniona – opiekun.

Bardziej złożona jest kwestia realizowania prawa dostępu do dokumentacji medycznej na podstawie upoważnienia udzielonego przez pacjenta. Może być ono udzielone dowolnej osobie. Zdarza się, że niesłusznie zawęża się krąg osób, którym pacjent może udzielić upoważnienia. Przepisy nie przesądzają, że mają być to np. wyłącznie osoby z rodziny. Pokrewieństwo nie jest przesłanką dostępu do dokumentacji.

Należy więc honorować każde upoważnienie, także dla osoby niespokrewnionej z pacjentem. Z drugiej strony, nawet członek rodziny musi być upoważniony, by uzyskać dostęp. Pamiętać też należy, że pacjent może upoważnić więcej niż jedną osobę do dostępu do jego dokumentacji.

W jakiej formie wydać upoważnienie

Ustna forma upoważnienia jest dopuszczalna. Przepisy pozostawiają tu swobodę. Warto jednak pamiętać, że dla jednostki udzielającej świadczeń medycznych najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest upoważnienie na piśmie.

Jeżeli pacjent udziela upoważnienia ustnie i nie można odebrać od niego oświadczenia na piśmie, trzeba to odnotować. W dokumentacji musi znaleźć się wzmianka o ustnym upoważnieniu.

A co jeśli pacjent cofnie upoważnienie

Prawo pacjenta do odwołania upoważnienia jest nieograniczone, tak jak do jego udzielenia. Ponieważ udzielenie upoważnienia to czynność jednostronna, jego odwołanie może nastąpić w każdej chwili i nie jest uzależnione od niczyjej zgody. Oświadczenie o cofnięciu zgody powinno być odnotowane w dokumentacji.

Podobnie jak przy udzielaniu upoważnienia i tutaj pacjent może zdecydować, czy wyrazi swoją wolę pisemnie, czy ustnie. Ważne, by odpowiednia wzmianka lub samo oświadczenie znalazły się w dokumentacji. Należy dołożyć wszelkich starań, by nie dopuścić do udostępnienia danych osobie, której upoważnienie cofnięto.

Jest to istotne, gdyż pacjent nie musi informować osoby, której cofa upoważnienie o swojej decyzji. Może się nawet zdarzyć, że celowo jej o tym nie poinformuje.

To podmiot udzielający świadczeń, który został poinformowany o cofnięciu upoważnienia, musi zadbać, by dokumentacja nie została udostępniona niepowołanej osobie (np. mąż upoważnił żonę do dostępu do informacji o stanie jego zdrowia, a po rozwodzie, nie informując o tym byłej już żony, cofnął wszelkie upoważnienia).

Pacjent zmarł. Kto może mieć dostęp do jego dokumentacji

Omawiając dostęp do dokumentacji medycznej na podstawie upoważnienia udzielonego przez pacjenta, wspomnieć trzeba także o art. 26 ust. 2 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Zgodnie z nim po śmierci pacjenta prawo wglądu w dokumentację medyczną ma osoba upoważniona przez pacjenta za życia.

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 17 września 2013 r. (sygn. akt II OSK 1539/13) rozstrzygnął dwie istotne kwestie. Wskazał, że pacjent może udzielić upoważnienia zarówno w ramach dokumentacji, jak i poza dokumentacją medyczną i tylko od woli pacjenta zależy, jakie będą treść i zakres upoważnienia.

NSA zaznaczył, że upoważnienie do dostępu do dokumentacji medycznej po śmierci pacjenta musi być respektowane niezależnie od tego, w której jednostce było złożone. Zdaniem sądu, jeżeli oświadczenie o upoważnieniu ma najszerszą możliwą formę, w tym upoważnia określoną osobę do uzyskiwania dokumentacji medycznej po śmierci pacjenta i zostanie załączone do dokumentacji medycznej w określonej jednostce, to niezależnie od tego, który podmiot będzie później wytwarzał dokumentację medyczną, ma obowiązek respektowania oświadczenia pacjenta.

Ważne:

Nie można ograniczać uprawnień pacjenta, przyjmując, że dokumentacja medyczna może być udostępniana tylko w tej placówce medycznej, w której upoważnienie zostało złożone.

Czy dostęp jest możliwy na podstawie ustawy

Zakres podmiotów uprawnionych do uzyskiwania dostępu do dokumentacji medycznej jest dość szeroki. Poza pacjentem i osobami przez niego upoważnionymi mają go również jednostki udzielające świadczeń zdrowotnych, ale z pewnym ograniczeniem.

Warunkiem jest, żeby była ona niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych. O tym, czy jest on spełniony, powinien decydować podmiot, który leczenie kontynuuje. Trudno wyobrazić sobie, by to na jednostce udostępniającej dokumentację spoczywał ciężar oceny niezbędności jej udostępnienia, skoro nie prowadzi ona już leczenia pacjenta.

Dostęp do dokumentacji medycznej mogą mieć również organy władzy publicznej, NFZ, organy samorządów zawodów medycznych czy konsultanci krajowi i wojewódzcy. Co ważne, dostęp ten możliwy jest tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań.

Analogiczne ograniczenia dotyczą:

  • wojewodów,
  • konsultantów krajowych,
  • jednostek organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra zdrowia, a także
  • organów samorządów zawodowych,
  • medycznych towarzystw naukowych,
  • uczelni medycznych,
  • instytutów badawczych i
  • specjalistów z poszczególnych dziedzin medycyny.

Podmioty te mają dostęp do dokumentacji, jednak wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do przeprowadzenia przez nie zleconych im kontroli.

Do dostępu do dokumentacji medycznej na podstawie ustawy uprawniony jest też:

  • minister zdrowia,
  • sądy,
  • prokuratury (ale już nie policja),
  • lekarze sądowi i
  • rzecznicy odpowiedzialności zawodowej, ale tylko w związku z prowadzonymi postępowaniami, czyli z konkretnymi sprawami, które te podmioty muszą być w stanie precyzyjnie wskazać.

W katalogu uprawnionych nie została uwzględniona policja, o czym należy pamiętać. Jak widać, katalog podmiotów uprawnionych do wnioskowania o udostępnienie dokumentacji medycznej jest dość szeroki. Pamiętać jednak należy, że w odniesieniu do każdej z kategorii podmiotów uprawnionych ustawodawca wprowadził pewne ograniczenia.

Ważne:

Kto zgodnie z ustawą dodatkowo może mieć dostęp do dokumentacji medycznej:

  • uprawnione na mocy odrębnych ustaw organy i instytucje, jeżeli badanie zostało przeprowadzone na ich wniosek,
  • organy rentowe oraz zespoły do spraw orzekania o niepełnosprawności, w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem,
  • podmioty prowadzące rejestry usług medycznych, w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów,
  • zakłady ubezpieczeń, ale tylko za zgodą pacjenta,
  • komisje lekarskie podległe ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, wojskowe komisje lekarskie oraz komisje lekarskie Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Agencji Wywiadu, podległe szefom właściwych Agencji,
  • lekarz, pielęgniarka lub położna, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia, w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia,
  • wojewódzka komisja do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, również tylko w zakresie prowadzonego postępowania,
  • spadkobiercy w zakresie prowadzonego postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych,
  • instytuty badawcze, inne jednostki organizacyjne podległe lub nadzorowane przez ministra zdrowia, a także
  • specjaliści z poszczególnych dziedzin medycyny, farmacji oraz dziedzin mających zastosowanie w ochronie zdrowia, tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty czynności kontrolnych.

Jeżeli więc dostępu do dokumentacji zażąda choćby sąd dyscyplinarny, to musi wskazać, na potrzeby jakiego postępowania dyscyplinarnego dokumentacja będzie wykorzystywana (podając np. sygnaturę sprawy). Taka informacja powinna znaleźć się we wniosku. Gdy jej nie ma, podmiot leczniczy nie powinien udostępnić dokumentacji, a wystąpić o doprecyzowanie wniosku.

Za sporządzenie wyciągu, kopii lub odpisów dokumentacji medycznej można pobrać opłatę, jej maksymalną wysokość określają przepisy

W jakiej formie udostępniać dokumentację

Kwestię formy udostępniania dokumentacji również regulują przepisy. Dokumentacja medyczna jest udostępniana:

  • do wglądu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w siedzibie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych;
  • poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów lub kopii;
  • poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji.

W pierwszym wariancie udostępnianie odbywa się w siedzibie danego podmiotu. Osoba korzystająca z prawa wglądu w dokumentację nie może więc wynosić jej poza siedzibę. Może z danymi zapoznać się „na miejscu” i nie ma przeszkód, by sporządziła dla siebie notatki z przeglądanych dokumentów.

Uwaga

Szczegółowe zasady udostępniania dokumentacji medycznej znaleźć można w rozporządzeniu ministra zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz jej przetwarzania (Dz.U. z 2010 r. nr 252, poz. 1697). Rozporządzenie dotyczy dokumentacji elektronicznej oraz papierowej.

Możliwe jest również wydanie kopii dokumentacji lub przekazanie skróconych informacji w formie wyciągu. W razie potrzeby można również wydać odpis.

Ostatni wariant obejmuje wydanie oryginału. Podmiot udostępniający dokumentację musi zażądać pokwitowania odbioru i zobowiązać tego, kto otrzymuje dokumentację, do jej zwrotu po wykorzystaniu.

Czy pobierać opłatę za udostępnienie dokumentacji

W przypadku wglądu do dokumentacji w siedzibie podmiotu i przy wydaniu oryginału nie pobiera się opłat za udostępnienie dokumentacji. Można natomiast żądać zapłaty za wydanie kopii, odpisów i wyciągów.

Podstawą będzie art. 28 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Z przepisów wynika również maksymalna wysokość opłaty:

  • za jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej – nie może przekraczać ona 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, począwszy od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych,
  • za jedną stronę kopii dokumentacji medycznej – nie może przekraczać 0,0002 przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa powyżej,
  • za sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych, jeżeli podmiot wykonujący działalność leczniczą prowadzi dokumentację medyczną w postaci elektronicznej – nie może przekraczać 0,002 przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa powyżej.

Co grozi za bezprawne udostępnienie danych

Kwestie udostępniania danych medycznych traktować należy ze szczególną uwagą. Konsekwencje nieprawidłowej praktyki w tym zakresie mogą być dotkliwe. Pacjent może dochodzić ochrony na gruncie przepisów Kodeksu cywilnego w ramach cywilnoprawnej ochrony dóbr osobistych.

Poza tym udostępnienie osobom nieuprawnionym może skutkować również odpowiedzialnością karną na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych. Może również prowadzić do naruszenia tajemnicy lekarskiej.

Dlatego warto każdy wniosek o udostępnienie informacji dokładnie badać, tak by mieć pewność, że zachodzą przesłanki udostępnienia danych. Podobnie każde upoważnienie należy umieszczać w dokumentacji i każdorazowo weryfikować, czy osoba, która żąda dostępu do dokumentacji, jest do tego upoważniona.

Podstawa prawna: 
  • ustawa z 13 lutego 2013 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz.U. z 2013 r. poz. 1245),
  • rozporządzenie ministra zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz jej przetwarzania (Dz.U. z 2010 r. nr 252, poz. 1697).
Monika Brzozowska-Pasieka

Autor: Katarzyna Witkowska-Nowakowska

prawnik w Lubasz i Wspólnicy – Kancelaria Radców Prawnych, ekspert w dziedzinie bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych, posiada doświadczenie w prowadzeniu audytów oraz szkoleń w tym zakresie, a także w opracowywaniu pełnej dokumentacji ochrony danych osobowych. Redaktor naczelny portalu www.PortalODO.com

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel