Dane osobowe pracowników będą krócej przechowywane

Wioleta Szczygielska

Autor: Wioleta Szczygielska

Dodano: 14 listopada 2016
Dane osobowe pracowników będą krócej przechowywane

Pracodawcy będą przechowywać dokumentację, która zawiera dane osobowe, przez 10 lat. Aktualny, 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest zbyt długi nie spełnia wymogów rozporządzenia ogólnego.

Do konsultacji społecznych trafił projekt ustawy, która zmieni m.in. Kodeks pracy. Posłowie chcą skrócić czas, przez jaki pracodawcy mają przechowywać dane osobowe pracowników, z 50 do 10 lat. Kodeks pracy wciąż będzie zobowiązywał pracodawców, aby przechowywali dane osobowe pracowników z zachowaniem ich poufności, integralności i dostępności, w warunkach, które mają je zabezpieczyć przed uszkodzeniem i zniszczeniem.

Zmiana ta wiąże się z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Wprowadza ono zasadę minimalizacji przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z nią dane mają być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Zdaniem projektodawców po 10 latach cel przetwarzania danych osobowych byłych pracowników nie będzie już istniał. Realizuje to również założenia z motywu 65 preambuły rozporządzenia, który stanowi, że osoba, której dane dotyczą ma prawo, aby jej dane zostały usunięte i nie były przetwarzane, jeśli nie są już niezbędne do realizacji celów, w których zostały zebrane.

W uzasadnionych przypadkach, ze względu na szczególny interes pracownika, w odrębnych przepisach będzie można ustalić dłuższy czas przechowywania dokumentacji, która zawiera dane osobowe pracowników. Przykładem może być sytuacja, w której podczas trwania 10 okresu, zostanie wytoczony proces sądowy, w którym dokumentacja pracownicza będzie dowodem. Dokumenty takie będą wówczas przechowywane do momentu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego.

Uwaga

Nowe zasady przechowywania akt pracowniczych będą stosowane wobec pracowników, którzy rozpoczęli pracę u danego pracodawcy po 31 grudnia 1998 r., bez względu, czy była to ich pierwsza czy kolejna praca. Wobec osób zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r. stosowane będą dotychczasowe przepisy, czyli 50-letni okres przechowywania dokumentacji.

Nowością jest też możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej również w formie elektronicznej. Zmiana ma usprawnić działanie firm. Obecnie część pracodawców prowadzi dokumentację zawierającą dane osobowe pracowników zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Umożliwienie prowadzenia dokumentacji w formie wyłącznie elektronicznej ma m.in. przyspieszyć opracowywanie dokumentów, skrócić czas przeszukiwania akt czy zmniejszyć koszty ich przechowywania.

Aby zapewnić bezpieczeństwo i dostęp pracownika do tych dokumentów, pracodawca będzie musiał wydać pracownikowi wydruk lub elektroniczną kopię żądanej dokumentacji. Pracodawca będzie musiał poświadczyć, że jest ona prawdziwa.

Ważne:

Zmiany mają wejść w życie 1 czerwca 2017 r.

Źródło:
  • projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Wioleta Szczygielska

Autor: Wioleta Szczygielska

Specjalista z zakresu prawa ochrony danych osobowych. Wieloletni redaktor fachowych publikacji związanych z tematyką ochrony danych osobowych.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel