Monitoring GPS w samochodach – czy poinformować o tym pracowników

 Daną osobową w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych może być nawet informacja z systemu monitoringu, która jednoznacznie pozwala zidentyfikować konkretnego człowieka (np. daty i czasy pobytu samochodu przypisanego danemu pracownikowi).

Obowiązujące przepisy polskiego prawa nie odnoszą się wprost do instalowania monitoringu GPS w samochodach służbowych, co nie oznacza jednak, że obowiązuje w tym przypadku zasada: „Co nie jest zakazane, jest dozwolone”. Monitorowanie pracowników w miejscu pracy dotyka bowiem zagadnień związanych z zagwarantowanym konstytucyjnie prawem do prywatności (art. 47 Konstytucji RP), którego emanacją jest ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika.

Na gruncie prawa pracy ochrona dóbr osobistych powinna być więc oceniana w kontekście specyfiki stosunku prawnego, jaki łączy pracodawcę i pracownika. Stosunek pracy charakteryzuje się bowiem m.in. obowiązkiem pracownika do sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń pracodawcy dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Z kolei czynności związane z organizacją procesu pracy i kierowaniem pracownikami z istoty swojej wiążą się z podejmowaniem przez pracodawcę działań służących sprawdzeniu należytego wypełniania przez pracowników obowiązków służbowych.

Przyjęte w tym przedmiocie orzecznictwo sądów i poglądy doktryny stanowią próbę pogodzenia chronionych prawem słusznych interesów pracodawcy z chronionymi prawem dobrami osobistymi pracowników. Dopuszczają one monitorowanie pracowników w miejscu pracy, wyszczególniając następujące, podstawowe warunki monitorowania:

1) zgodność z prawem,

2) usprawiedliwiony cel,

3) proporcjonalność podjętych środków do celu monitorowania,

4) transparentność.

Monitorowanie pracowników nie może skutkować objęciem monitoringiem czasu, w którym pracownik nie wykonuje czynności służbowych. Chodzi tu o sytuacje, gdy przesłanka monitorowania zachowań pracownika, wywodzona z kierowniczej roli pracodawcy w procesie organizowania pracy i wykonywania jej przez pracowników, nie może być spełniona. Trudno więc na przykład dopuścić monitoring auta służbowego, którego pracownik może używać do celów prywatnych, poza godzinami wykonywania pracy. Monitoring taki może być ewentualnie podyktowany chęcią zapewnienia bezpieczeństwa mienia pracodawcy (samego samochodu) lub zakresu, w jakim pracownik wykorzystuje samochód do celów prywatnych (np. gdy auto zostało mu oddane do celów prywatnych, ale tylko na terytorium Polski). Z pewnością można powiedzieć, że aby monitorowanie pracowników z wykorzystaniem GPS pozostawało w zgodzie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, pracodawca musi legitymować się co najmniej jedną z podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych.

W przypadku przetwarzania danych osobowych należących do kategorii danych osobowych zwykłych potencjalną podstawą prawną może być art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, tj. tzw. klauzula usprawiedliwionego celu administratora danych. Pracodawca musi zadbać także o odpowiednie przechowywania nagrań i zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieupoważnionych.

Przyjmuje się, że instalowanie monitoringu w miejscu pracy (a więc także monitoringu GPS w samochodzie służbowym) powinno mieć odpowiednie uzasadnienie. Uzasadnionym celem stosowania monitoringu jest dla przykładu:

• konieczność ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa,
• ochrona mienia pracodawcy,
• zapobieganie działaniom szkodzącym zakładowi pracy,
• nadzór nad prawidłowym wykonywaniem pracy, w tym nad przestrzeganiem czasu pracy.

Działanie w tym zakresie może być prewencyjne lub też może stanowić reakcję na powstałe nieprawidłowości.

Przyjmuje się, że podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu monitorowania i w możliwie najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników.

Wymaga się, by pracownicy zostali poinformowani o tym, jakiej formie kontroli są lub mogą być poddawani. Decyzję co do zastosowania monitoringu GPS w samochodzie służbowym podejmuje sam pracodawca, mając na uwadze zagrożenia związane z wykonywaną pracą, po rozważeniu, czy i jakie środki są konieczne do osiągnięcia celu, jakim jest ochrona interesu pracodawcy.

Obowiązek poinformowania nie jest tożsamy z uzyskaniem zgody pracownika – przyjmuje się, że zgoda nie jest konieczna, jeśli oczywiście zastosowanie monitoringu jest uzasadnione. Decyzja o zastosowaniu monitoringu pracownika jest autonomiczną decyzją pracodawcy, pozostającą w sprzeczności z interesem pracownika – trudno, więc byłoby wymagać zgody pracownika na stosowanie monitoringu. Oczywiście do celów dowodowych informację najlepiej przekazać na piśmie. Zasady stosowania monitoringu mogą wynikać np. z regulaminu pracy lub wewnętrznego zarządzenia pracodawcy i powinny być udostępnione do wiadomości wszystkim pracownikom w zwyczajowo przyjęty sposób, np. poprzez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń.