Wydawnictwo powinno upoważnić dziennikarzy do przetwarzania danych

Nie obędzie się bez powierzenia przetwarzania danych albo upoważnienia

Generalnie wybór pomiędzy powierzeniem przetwarzania danych osobowych a upoważnieniem do ich przetwarzania sprowadza się do tego, czy administrator danych osobowych chce umożliwić ich przetwarzanie:

• przez inny podmiot prawa – wówczas konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych,
• wewnątrz swojej struktury przez określone osoby (pracowników) – wówczas konieczne jest udzielenie imiennie tym osobom upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Kiedy w ogóle dochodzi do przetwarzania danych osobowych? Art. 4 pkt 2 RODO stanowi, że przetwarzanie to operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Tak szeroka definicja przetwarzania danych oznacza w praktyce, że administrator danych zawsze musi udostępnić dane osobowe poprzez zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (np. w przypadku współpracy redakcji prasowej będącej administratorem danych osobowych z dziennikarzem niezatrudnionym w tej redakcji lecz prowadzącym indywidualną działalność gospodarczą) albo też upoważnić do przetwarzania danych osobowych konkretne osoby pozostające w strukturach tego administratora danych osobowych (np. dziennikarzy zatrudnionych w redakcji prasowej będącej administratorem danych).

Należy więc zbadać czy dziennikarze są odrębnymi podmiotami prawa (głównie: czy prowadzą indywidualną działalność gospodarczą czy też są zatrudnieni w stosunku pracy). W tym przypadku nie ma znaczenia, do jakiego rodzaju danych dziennikarz ma dostęp.

Zgodnie z art. 85 RODO państwa członkowskie przyjmują przepisy pozwalające pogodzić prawo do ochrony danych osobowych na mocy niniejszego rozporządzenia z wolnością wypowiedzi i informacji, w tym do przetwarzania dla potrzeb dziennikarskich oraz do celów wypowiedzi akademickiej, artystycznej lub literackiej. Dla przetwarzania do celów dziennikarskich lub do celów wypowiedzi akademickiej, artystycznej lub literackiej państwa członkowskie mogą określić odstępstwa lub wyjątki od rozdziału II (Zasady), rozdziału III (Prawa osoby, której dane dotyczą), rozdziału IV (Administrator i podmiot przetwarzający), rozdziału V (Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych), rozdziału VI (Niezależne organy nadzorcze), rozdziału VII (Współpraca i spójność) oraz rozdziału IX (Szczególne sytuacje związane z przetwarzaniem danych) RODO, jeżeli są one niezbędne, by pogodzić prawo do ochrony danych osobowych z wolnością wypowiedzi i informacji. Zgodnie z art. 2 ustawy o ochronie danych osobowych do działalności polegającej na redagowaniu, przygotowywaniu, tworzeniu lub publikowaniu materiałów prasowych w rozumieniu Prawa prasowego, a także do wypowiedzi w ramach działalności literackiej lub artystycznej nie stosuje się przepisów art. 5-9, art. 11, art. 13-16, art. 18-22, art. 27, art. 28 ust. 2-10 oraz art. 30 RODO.

Drugie ułatwienie mogące dotyczyć m.in. dziennikarzy to art. 3 i 4 ustawy o ochronie danych osobowych, łagodzące obowiązek informacyjny. Zgodnie z tymi przepisami administrator wykonujący zadanie publiczne nie przekazuje informacji, o których mowa w art. 13 ust. 3 lub art. 14 ust. 1, 2 i 4 RODO, jeżeli zmiana celu przetwarzania służy realizacji zadania publicznego i niewykonanie obowiązku informacyjnego jest niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w art. 23 ust. 1 RODO oraz przekazanie tych informacji:

• uniemożliwi lub znacząco utrudni prawidłowe wykonanie zadania publicznego, a interes lub podstawowe prawa lub wolności osoby, której dane dotyczą, nie są nadrzędne w stosunku do interesu wynikającego z realizacji tego zadania publicznego lub
• naruszy ochronę informacji niejawnych.

Podobnemu ograniczeniu ulega prawo dostępu podmiotu danych określone w art. 15 RODO (art. 5 ustawy o ochronie danych osobowych).

Należy natomiast pamiętać, że w pozostałym zakresie RODO obowiązuje dziennikarzy tak samo jak inne podmioty prawa. Oznacza to w szczególności, że podmiot danych ma prawo do bycia zapomnianym a na administratorze danych ciążą jego „normalne” obowiązki w zakresie zabezpieczenia danych osobowych, reguły privacy by default czy privacy by design, konieczność dokonywania oceny skutków dla ochrony danych, omawianego wyżej upoważnienie lub zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych itd.