Organizator zawodów musi pozyskać zgodę uczestników na przetwarzanie ich danych

Gdy administrator danych nie ma możliwości powołania się na inne przesłanki przetwarzania danych wskazane w art. 6 lub 9 RODO, wówczas powinien podjąć działania w celu uzyskania zgody podmiotu danych na przetwarzanie jego danych osobowych. Zgoda na przetwarzanie danych według RODO powinna być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna. Może być udzielona w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, z którego wynika, że osoba przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych. Administrator powinien być w stanie wykazać, że osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na operację przetwarzania. Oświadczenie o wyrażeniu zgody powinno mieć zrozumiałą i łatwo dostępną formę, być sformułowane jasnym i prostym językiem i wyodrębnione od innych treści czy oświadczeń. Aby wyrażenie zgody było świadome, osoba, której dane dotyczą, powinna znać przynajmniej tożsamość administratora oraz zamierzone cele przetwarzania danych osobowych. Wyrażenia zgody nie należy uznawać za dobrowolne, jeżeli osoba, której dane dotyczą, nie ma rzeczywistego lub wolnego wyboru oraz nie może odmówić ani wycofać zgody bez niekorzystnych konsekwencji.

RODO wskazuje też na konieczność uprzedniego poinformowania osoby fizycznej o możliwości wycofania zgody w dowolnym momencie oraz wymaga, by wycofanie zgody było równie łatwe jak jej wyrażenie. Jeśli chodzi o umieszczenie klauzuli zgody w regulaminie to należy wskazać, że te opisane wyżej warunki skutecznej zgody na przetwarzanie danych nie będą spełnione. Zakres zgody w regulaminie (publikowanie wyników konkursu, robienie zdjęć z turnieju i publikowanie na stronie www, w mediach itp.) wykracza poza realizację usługi udostępnienia obiektu sportowego czy zapewnienia uczestnictwa w zawodach.