Gdybyśmy mieli stworzyć ranking najczęściej powtarzanych zaklęć XXI wieku, „zgodnie z RODO” byłoby w ścisłej czołówce. Nic dziwnego – dane osobowe są nową walutą, a każde ich ujawnienie może kosztować setki tysięcy złotych. Tylko jak to robić skutecznie, nie zrywając przy tym kontaktu z rzeczywistością i nie zamieniając codziennej pracy w papierkowy tor przeszkód? Odpowiedź jest prostsza, niż się wydaje. Nazywa się: anonimizacja.
Weźmy za przykład urząd, który musi udostępnić dokumenty do celów badawczych, statystycznych albo – co częste – na wniosek innej instytucji publicznej lub dziennikarza. Treść pisma? Proszę bardzo. Dane osobowe? Już niekoniecznie. I tu zaczyna się cała sztuka: jak przekazać dokument, który coś mówi, ale nikogo nie zdradza? Jak pokazać sens, ale ukryć tożsamość? Na tym właśnie polega anonimizacja – czyli usunięcie z dokumentu wszystkich informacji, które mogłyby kogokolwiek zidentyfikować. Imienia, nazwiska, numeru PESEL, ale też adresu zamieszkania, numeru tablicy, a czasem nawet informacji o stanie zdrowia czy przekonaniach religijnych. Wszystko po to, żeby dokument nadal „działał”, ale nie niósł ryzyka ujawnienia danych osobowych.
W teorii wszystko brzmi prosto. W praktyce – bywa różnie. Urzędnicy oraz pracownicy wszelkich firm, czy to małych, dużych, prawniczych czy z sektora medycznego, wiedzą, że RODO nie kończy się po 16:00. A każdy wyciek danych może skończyć się kontrolą, karą, a w najgorszym przypadku – utratą zaufania społecznego. Właśnie dlatego warto podejść do anonimizacji poważnie. Ale nie panicznie.
Najgorszym rozwiązaniem jest chaotyczne zaczernianie dokumentów markerem (tak, to nadal się zdarza), drukowanie dziesiątek stron tylko po to, by zamazać dane markerem, a potem zeskanować je na nowo. Takie działania nie tylko zabierają czas, ale też są – delikatnie mówiąc – podatne na błędy. Współczesne urzędy potrzebują narzędzi, które poradzą sobie z anonimizacją w sposób szybki, zautomatyzowany i powtarzalny. Mamy bowiem do wykorzystania technologie, takie jak np. ABBYY FineReader.
W wielu miejscach nadal pokutuje przekonanie, że zapisanie pliku jako PDF załatwia sprawę. Niestety – nie załatwia. Dane w takim pliku nadal można odczytać, a jeśli ktoś ma choć odrobinę wiedzy technicznej, zrobi to bez większego wysiłku. Dlatego istotne jest nie tylko „ukrycie” danych, ale ich trwałe usunięcie – tak, by nie dało się ich odzyskać ani przypadkiem, ani złośliwie. Współczesne programy potrafią nie tylko wyszukać konkretne dane (np. numery PESEL, nazwiska, adresy), ale też je usunąć, zamienić lub zamaskować. Co ważne – automatycznie i hurtowo, nawet w setkach dokumentów jednocześnie. A to już oszczędność czasu, nerwów i… budżetu.
Anonimizacja ma też inny, często niedoceniany wymiar. Daje urzędom i firmom coś, czego naprawdę potrzebują: możliwość działania przejrzyście, ale bezpiecznie. Można udostępnić dane do analiz, pokazać statystyki, podzielić się wynikami prac bez narażania się na naruszenie prywatności obywatela. To dziś ogromna wartość – zwłaszcza w kontekście rosnącego znaczenia danych i oczekiwań społecznych wobec jawności życia publicznego. Co więcej, dobra anonimizacja to także dowód profesjonalizmu. Urząd i firmy, który umie chronić dane, pokazują, że traktują obywateli, klientów i kontrahentów poważnie. A to z kolei buduje zaufanie – walutę, której żadna technologia nie zastąpi, ale może pomóc ją zdobyć.
Dobrze przeprowadzona anonimizacja to także optymalizacja kosztów. Jak? Przede wszystkim – oszczędza czas pracowników, którzy nie muszą ręcznie przetwarzać każdej strony. Redukuje ryzyko kar, które mogą iść w setki tysięcy złotych. Minimalizuje liczbę skarg i odwołań. A wreszcie – daje narzędzie, które może być wykorzystane w różnych działach i celach: od informacji publicznej, przez obsługę prawną, po współpracę z mediami czy sektorem nauki. A jeśli mamy narzędzie, które działa szybko, precyzyjnie i zgodnie z prawem to nie ma sensu szukać „tańszych” rozwiązań opartych na kartkach, markerach i stresie.
Szansa na nowoczesność, przejrzystość, bezpieczeństwo i efektywność. W urzędzie, który codziennie przetwarza setki dokumentów, czy firmie mające tysiące klientów, warto podejść do tego tematu nie jako do problemu, ale jako do narzędzia, które daje realne korzyści. Bo o danych osobowych można mówić w nieskończoność. Ale jeśli nie zadbamy o nie odpowiednio, to one w końcu „powiedzą” coś, czego powiedzieć nie powinny.
Artykuł sponsorowany
Z wideoszkolenia dowiesz się m.in.:
Szkolenie prowadzi Agnieszka Wachowska, radczyni prawna, Co-Managing Partners, Szefowa zespołu IT-Tech w TKP
© Portal Poradyodo.pl