Co ze zbiorami danych z likwidowanych gimnazjów – GIODO radzi

Dodano:
Co ze zbiorami danych z likwidowanych gimnazjów – radzi GIODO

W związku z likwidacją gimnazjów pojawia się pytanie, co stanie się ze zbiorami danych przetwarzanych przez te szkoły. GIODO radzi, jak należy postąpić z takimi zbiorami danych – czy złożyć wniosek o ich usunięcie z rejestru, czy może zgłosić zmiany w zbiorach.

1 września 2017 r. wejdzie w życie ustawa z 14 grudnia 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo oświatowe. Zakłada ona m.in. likwidację gimnazjów. W związku z tym do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych docierają pytania od tych szkół, jakich obowiązków powinny one dopełnić w zakresie prowadzonych zbiorów danych osobowych i czy muszą składać wnioski o wykreślenie tych zbiorów.

GIODO informuje, że po 1 września 2017 r. szkoły, na które przejdą prawa i obowiązki dotychczasowych gimnazjów, staną się administratorami danych przetwarzanych przez zlikwidowane placówki. Ci nowi administratorzy danych powinni ocenić, czy zaprzestano przetwarzania danych w zbiorach zgłoszonych przez gimnazja – będzie to przesłanka do wykreślenia zbioru z rejestru, ewentualnie czy konieczne jest zgłoszenie zmian w tych zbiorach (np. gdy celem przetwarzania danych stała się archiwizacja).

Ważne:

Obowiązek zgłaszania zmian w zbiorze (art. 41 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych) nie dotyczy sytuacji, w której administrator danych powołał administratora bezpieczeństwa informacji i zgłosił go GIODO do rejestracji, a w zbiorze przetwarzane są wyłącznie dane zwykłe, np. jeśli ABI został powołany, nie trzeba zgłaszać do rejestracji takich zbiorów jak rejestry korespondencji, w których przetwarzane są dane zwykłe.

GIODO twierdzi, że w związku z włączeniem gimnazjum do innej szkoły nie powstaną nowe zbiory danych osobowych, gdyż każda szkoła prowadzi analogiczne zbiory (np. związane z rekrutacją), w których cel przetwarzania, zakres danych i podstawa prawna są tożsame. Możliwe jest zatem włączenie danych przetwarzanych w dotychczasowych zbiorach danych prowadzonych przez gimnazja do istniejących już zbiorów danych prowadzonych przez szkołę, do której włączono gimnazjum.

Uwaga

Nawet przechowywanie dokumentów wyłącznie w celu archiwalnym jest równoznaczne z przetwarzaniem zawartych w nich danych osobowych.

W większości przypadków wygaszanie gimnazjów nie będzie się wiązało z koniecznością złożenia wniosku o wykreślenie zbioru przez szkoły, w które zostaną przekształcone gimnazja, lub w skład których wejdą te likwidowane placówki – informuje GIODO. Ewentualne wątpliwości, które mogą się pojawić w konkretnych przypadkach, będą rozstrzygane w toku indywidualnych postępowań prowadzonych przez organ.

Źródło:

GIODO

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.
wiper-pixel