Współpraca firmy z hotelem – czy to współadministrowanie danymi osobowymi

Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

Dodano: 5 marca 2018
Współpraca firmy z hotelem - czy to współadministrowanie danymi osobowymi
Pytanie:  Firma zawarła umowy z kilkoma hotelami, które regulują warunki dokonywania rezerwacji pokoi dla jej pracowników oraz przedstawicieli klientów, kontrahentów – kto może dokonywać rezerwacji, jak dane są przekazywane itd. Czy przy współpracy z hotelami dochodzi do współadministrowania danymi osobowymi w rozumieniu RODO?
Odpowiedź: 

Dane pracowników (przedstawicieli klientów, kontrahentów) będą udostępnianie innemu administratorowi danych, tj. hotelowi. Sam fakt współpracy między podmiotami nie przesądza, że stają się oni współadministatorami danych osobowych.

W przypadku korzystania z usług podmiotu zewnętrznego i konieczności przekazania temu podmiotowi danych osobowych administrator danych powinien – biorąc pod uwagę okoliczności faktyczne konkretnej sprawy – wybrać formę przekazania tych danych. Korzystanie z danych osobowych przez inne podmioty niż administrator danych może bowiem obywać się na zasadzie udostępnienia tych danych albo powierzenia przetwarzania danych.

Udostępnienie, powierzenie, współadministrowanie danymi

Z udostępnieniem danych osobowych mamy do czynienia wyłącznie, w sytuacji gdy odbiorcą danych jest inny administrator danych, który wykorzystuje te dane do swoich własnych celów. W przypadku udostępnienia danych zarówno dotychczasowy, jak i nowy administrator danych powinni legitymować się jedną z przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych. Przy tym podstawy przetwarzania danych mogą być inne dla dotychczasowego i nowego administratora.

W przypadku powierzenia danych osobowych podmiot przetwarzający (któremu dane zostały powierzone) może przetwarzać przekazane dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. Powierzenie danych następuje bowiem w związku ze zleceniem procesorowi realizacji części zadań administratora. Powierzenie przetwarzania danych osobowych innemu podmiotowi nie oznacza, że ten podmiot staje się przez to ich administratorem. Status administratora danych ma nadal powierzający dane.

Jeśli natomiast chodzi o współadministratorów danych osobowych, to zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) można o nich mówić w sytuacji, w której co najmniej dwóch administratorów wspólnie ustala cele i sposoby przetwarzania danych, np. korzystając ze wspólnej bazy danych.

Kiedy dochodzi do współadministrowania danymi

Odnosząc się do sytuacji opisanej w pytaniu, w mojej opinii dane pracowników (przedstawicieli klientów, kontrahentów) nie będą powierzane, a udostępnianie innemu administratorowi danych, tj. hotelowi. Dane pracowników (przedstawicieli klientów, kontrahentów) służą hotelowi do sprzedaży własnej usługi hotelowej i świadczeń z nią związanych. To hotel będzie decydować o celach i środkach przetwarzania danych niezbędnych do świadczenia usługi hotelowej. Rozróżnienie między udostępnieniem a powierzeniem danych w praktyce budzi wiele wątpliwości. Sporne jest m.in., czy kancelaria wykonująca obsługę prawną administratora danych jest odbiorcą danych, czy procesorem, któremu dane powierzono. Ustalenie, w jakiej formie administrator powinien przekazać dane podmiotowi trzeciemu, wymaga zatem zbadania konkretnych okoliczności faktycznych sprawy.

Sam fakt współpracy między podmiotami nie przesądza, że stają się oni współadministatorami danych osobowych. Pracodawca i hotel nie ustalają wspólnie celów i sposobów przetwarzania danych. Działają samodzielnie i we własnym zakresie są odpowiedzialni za procesy przetwarzania zgromadzonych przez nich danych osobowych.

Uwaga

Osoby upoważnione do składania i przyjmowania rezerwacji powinny dysponować stosownym upoważnieniem do przetwarzania danych wydanym przez właściwego dla nich administratora danych.

Agnieszka Kręcisz-Sarna

Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna

radca prawny, ekspert z zakresu postępowania administracyjnego. Prowadzi kompleksową obsługę prawną przedsiębiorców oraz świadczy pomoc prawną dla jednostek sektora finansów publicznych, m.in. dla organów nadzoru budowlanego

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl
Strona używa plików cookies. Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies.

Sprawdź nasz portal - testuj przez 24h za darmo

Aktualności i porady ekspertów

Listy kontrolne

Wzory dokumentów

Załóż konto na próbę x
wiper-pixel