Wizerunek pracownika w legitymacji służbowej – na jakiej podstawie

Administrator danych posługując się wizerunkiem osoby fizycznej powinien legitymować się jedną z przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych osobowych. W przypadku pracownika pracodawca może powołać się na przesłankę z art. 6 ust. 1 pkt c RODO. W oparciu o tę przesłankę może przetwarzać tylko takie dane osobowe, które są określone w art. 22¹ Kodeksu pracy oraz w przepisach odrębnych. Jeśli chodzi o Kodeks pracy to wśród danych osobowych - do przetwarzania których upoważniony jest pracodawca bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika - brak jest wizerunku pracownika. Należy zatem przeanalizować przepisy odrębne.

Legitymacja służbowa to dokument potwierdzający tożsamość posiadacza oraz jego funkcje i uprawnienia do wykonywania czynności służbowych poza miejscem pracy. Legitymacja służbowa potwierdza, że okazująca ją osoba jest pracownikiem urzędu i jest upoważniona do wykonywania czynności kontrolnych lub innych czynności służbowych w zakresie określonym odrębnym upoważnieniem, wydanym zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa. Urzędnicy zobowiązani są posługiwać się legitymacjami służbowymi przy wykonywaniu czynności służbowych w sytuacjach określonych przez odrębne przepisy prawa. Przykładem takich przepisów są m. in. art. 284 § 1 Ordynacji podatkowej, § 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu. Niekiedy przepisy prawa określają także wzór legitymacji służbowej np. rozporządzenie Ministra Gospodarki Morskiej i Żeglugi Śródlądowej z dnia 27 czerwca 2019 r. w sprawie wzorów legitymacji służbowych pracowników państwowej służby hydrologiczno-meteorologicznej, państwowej służby do spraw bezpieczeństwa budowli piętrzących oraz państwowej służby hydrogeologicznej, rozporządzenie Ministra Środowiska w sprawie wzoru legitymacji służbowej inspektora Inspekcji Ochrony Środowiska, rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wzoru legitymacji służbowej pracownika izby skarbowej.

W przypadku pracowników samorządowych wzór legitymacji określany jest w zarządzeniu organu wykonawczego gminy w oparciu o art. 33 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.