Czy kierownik samorządowej jednostki organizacyjnej ma status ADO

Zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO administratorem danych jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. W przypadku organów i podmiotów publicznych cele i środki przetwarzania przez te podmioty danych osobowych wynikają co do zasady z przepisów prawa, które określają ich zadania i kompetencje.

Elementem decydującym o statusie administratora danych jest zatem rola w procesie przetwarzania danych, jaką danemu podmiotowi przyznają właściwe przepisy prawa. Zgodnie z art. 39 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym rada gminy może upoważnić organ wykonawczy jednostki pomocniczej oraz organy jednostek i podmiotów, o których mowa w art. 9 ust. 1 ustawy, do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej.

Wskazany przepis stwarza zatem możliwość przenoszenia uprawnień wójta/burmistrza/prezydenta do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji na inne podmioty np. na kierowników jednostek organizacyjnych.

Podmioty upoważnione na podstawie art. 39 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym działają jednak we własnym imieniu, a nie w imieniu rady czy wójta, burmistrza, prezydenta – wskutek upoważnienia uzyskują status organu. W ślad za przekazaniem kompetencji orzeczniczych dochodzi do dekoncentracji uprawnień organu wykonawczego jako administratora danych.

Natomiast w przypadku wykonywania przez kierownika jednostki organizacyjnej kompetencji orzeczniczych wójta/burmistrza/prezydenta z jego upoważnienia nie dochodzi do przekazania kompetencji prowadzenia postępowania administracyjnego między organami.

W takiej sytuacji konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych.