Czy instytucja kultury może pozyskiwać numery telefonów klientów

RODO precyzyjnie wyjaśnia, kiedy pewne informacje o osobie fizycznej mogą być uznane za „dane osobowe”. Zgodnie z definicją RODO zawartą w art. 4 pkt 1 rozporządzenia „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Przy czym możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden czynnik bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Tym samym bez dostępu instytucji kultury do jakiejkolwiek bazy czy informacji, z której wynikałyby dane osobowe osób, które udostępniają telefony, nie mamy do czynienia z danymi osobowymi. Nieco inaczej będzie się przedstawiać sytuacja, gdyby instytucja

kultury miała dostęp do bazy danych. Wskutek połączenia imienia i nazwiska (ewentualnie także adresu) i numeru telefonu informacja o numerze telefonu pozwalałaby na identyfikację tożsamości danej osoby.

RODO przewiduje możliwość przetwarzania takich danych osobowych, również bez zgody osób zainteresowanych (tj. osób, których dane osobowe są przetwarzane). Gdyby uznać, że numer telefonu – w konkretnym przypadku − stanowi dane osobowe, podstawą do przetwarzania takich danych może być:

· art. 6 ust. 1 lit. c RODO − wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (jeżeli istnieją wytyczne inspekcji sanitarnej nakazujące gromadzenie takich informacji),

· art. 6 ust. 1 lit. d RODO – konieczność ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej.

1. Nie każde informacje stanowią dane osobowe − same numery telefonu, be dodatkowej identyfikacji nie stanowią takich danych. Jeśli jednak można je powiązać z tożsamością danej osoby (np. imię i nazwisko oraz telefon), wówczas mamy do czynienia z danymi osobowymi i ochroną przewidzianą w RODO.

2. Instytucja kultury może zbierać dane w postaci numerów telefonów w związku z pandemią.

3. W tym zakresie nie powinno się uzyskiwać zgody na przetwarzanie tych danych osobowych.