Sprawdź, jak zrealizować obowiązek informacyjny, udzielając zamówienia publicznego

Jowita Sobczak

Autor: Jowita Sobczak

Dodano: 27 września 2018
sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych

Administrator danych osobowych działając jako zamawiający przetwarza dane osobowe innych osób – bezpośrednio od nich np. od potencjalnych wykonawców, ale także w inny sposób m.in. dane pracowników potencjalnego wykonawcy przewidzianych do realizacji przedmiotu zamówienia. W związku z tym ma obowiązek wykonania obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane zbiera.

Jakie dane podlegają przetwarzaniu

Administrator musi spełnić obowiązek informacyjny w zależności jakie dane i od kogo pozyskuje. Są to w szczególności dane osobowe: wykonawcy będącego osobą fizyczną (w tym prowadzącego działalność gospodarczą), pełnomocnika wykonawcy będącego osobą fizyczną, innych osób które, zostały wskazane w ofercie/wniosku o dopuszczenie do udziału w przetargu, których dane osobowe wykonawca przedkłada celem wykazania spełniania warunków udziału w tym przetargu.

Klauzula z art. 13 RODO w ogłoszeniu lub w SIWZ …

W pierwszej kolejności zamawiający będący ADO powinien ustalić, który z obowiązków informacyjnych określonych w RODO (z art. 13 czy z art. 14) musi spełnić wobec podmiotów danych. Jeżeli obowiązek ma być zrealizowany względem wykonawcy będącego osobą fizyczną lub wykonawcy prowadzącego działalność gospodarczą, wówczas należy zastosować art. 13 RODO. Zamawiający może wówczas zawrzeć klauzulę informacyjną w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia - dotyczy w szczególności przetargu nieograniczonego.

… albo przy bezpośrednim kontakcie

W pozostałych trybach, w których realizacja przetargu nie jest wszczynana w drodze ogłoszenia o zamówieniu lub brak jest SIWZ, klauzula informacyjna z art. 13 RODO musi być przekazywana bezpośrednio osobie, której dane dotyczą, podczas pozyskiwania danych osobowych, np. podczas pierwszego kontaktu z potencjalnym wykonawcą.

Można posłużyć się potencjalnym wykonawcą …

Jeśli natomiast dane osobowe nie są pozyskiwane bezpośrednio od podmiotów danych np. dane osób kierowanych do realizacji zamówienia lub osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, wskazanych jako podwykonawców, wówczas ADO musi przekazać im informacje zawarte w art. 14 RODO.RODO nie zawiera zakazu realizowania obowiązków informacyjnych przez podmiot trzeci na rzecz administratora danych. Dlatego gdy zamawiający nie ma możliwości osobiście przekazać informacji zawartych w art. 14 RODO może zobowiązać w takiej sytuacji potencjalnego wykonawcę do zrealizowania w jego imieniu obowiązku informacyjnego wobec osób fizycznych, których dane wykonawca pozyskuje i zamierza przekazać zamawiającemu. Zwykle bowiem to wykonawca bezpośrednio pozyskuje dane od tych osób fizycznych (np. podwykonawców) i w szczególnych, wymaganych prawem sytuacjach, przekazuje je następnie zamawiającemu. To wykonawca decyduje, jak wiele osób zaangażuje przy realizacji określonej inwestycji, a właśnie od tego zależy, ilu z nich objętych będzie obowiązkiem informacyjnym. Rozwiązanie takie pozwala przestrzegać zasady minimalizacji danych, zgodnie z którą dane powinny być adekwatne do celów, w których są przetwarzane, wymaganie przez zamawiającego spełnienia obowiązku informacyjnego przez potencjalnego wykonawcę w jego imieniu, wydaje się prawnie uzasadnione. Z przestrzeganiem tej reguły trudności miałby natomiast sam zamawiający, który musiałby on gromadzić kolejne informacje (dane osobowe) np. adresy osób fizycznych, co do których nie byłoby pewności, czy będą brać udział w realizacji zamówienia.

Uwaga

Art. 11 RODO przewiduje zwolnienie administratora danych osobowych z wykonywania obowiązków wynikających z RODO, jeżeli wykonanie tych obowiązków stałoby jednocześnie w sprzeczności z zasadą „minimalizacji danych”. Powyższe stanowisko podzieliła także Krajowa Izba Odwoławcza, w wyroku z 26 lipca 2018 r. KIO 1374/18.

… wprowadzając odpowiedni wymóg w SIWZ

Jak wyegzekwować spełnienie obowiązku informacyjnego przez wykonawcę w imieniu zamawiającego? Dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie takiego wymogu do SIWZ względem osób, których dane wykonawca będzie dostarczał na etapie zamówienia lub zawarcia umowy, zwłaszcza w przetargu nieograniczonym. Pozwoli to na sprawną realizację obowiązku informacyjnego w trybie art. 14 RODO.

Uwaga

Należy pamiętać, aby w procesie przetargu zobowiązanie wykonawcy do zrealizowania obowiązku informacyjnego, o których mowa w art. 14 RODO, zostało nałożone na wszystkich wykonawców na równych zasadach.

Potwierdzeniem zrealizowania obowiązku informacyjnego przez potencjalnego wykonawcę w imieniu administratora może być dostarczone oświadczenie o zrealizowaniu wymogu lub dostarczenie stosownych oświadczeń o zapoznaniu się z obowiązkiem informacyjnym przez osoby, których dane dotyczą.

Jowita Sobczak

Autor: Jowita Sobczak

ekspert ds ochrony danych osobowych, ekspert w komisji do spraw reformy prawa ochrony danych osobowych w Unii Europejskiej w Biurze GIODO

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel