Elektroniczny wgląd w dokumenty spółdzielni

Członek spółdzielni ma prawo wglądu do dokumentów spółdzielni w oryginalnej wersji. Mogą oni żądać dostępu do takich dokumentów jak:

• odpis statutu spółdzielni i regulaminów,

• uchwał organów spółdzielni,

• protokołów obrad organów spółdzielni,

• protokołów lustracji,

• rocznych sprawozdań finansowych,

• umów zawieranych z osobami trzecimi.

Dotyczy to także spółdzielni mieszkaniowej.

W tym celu należy przeprowadzić analizę ryzyka. Jeżeli da ona jednoznaczny wynik, że do takich dokumentów nie będą miały dostępu osoby trzecie, w tym także na skutek takich zdarzeń, jak:

• włamanie, atak hakerski, działanie złośliwego oprogramowania,

• awaria systemu teleinformatycznego.

Oczywiście administrator musi tez wdrożyć dodatkowe rozwiązania w celu identyfikacji członków spółdzielni żądających dostępu do dokumentów. Owe czynności powinny być adekwatne do sytuacji oraz zapewniać bezpieczeństwo danych osobowych.

RODO nie wskazuje jednak konkretnych rozwiązań. Możliwe jest zatem stosowanie także innych sposobów weryfikacji. Warunkiem jest wybór metod zapewniających największy stopień bezpieczeństwa danych.

Możliwe jest też anonimizowanie dokumentów z zaznaczeniem, że ich oryginalna treść jest dostępna do wglądu przez członków spółdzielni w inny, bezpieczniejszy sposób. Innymi słowy spółdzielnia może opublikować dokumenty poddane anonimizacji. Z kolei w wersji oryginalnej, a więc z danymi osobowymi, mogą być one dostępne wyłącznie dla członków.