Jak wysłać życzenia świąteczne i nie naruszyć RODO

Dodano: 19 grudnia 2019
814ae654ccb44d56e89a5e85ce16fd09eeb03356-large

Dużo wątpliwości wywołuje w świetle RODO kwestia wysyłania kartek świątecznych przez administratora, zwłaszcza kontrahentom i klientom firmy. Sprawdź jakie rozwiązania w tym zakresie proponuje Urząd Ochrony Danych Osobowych.

RODO znajduje zastosowanie także w przypadku wysyłki kartek świątecznych

Niewątpliwie przy okazji składania życzeń świątecznych dochodzi do przetwarzania danych osobowych adresatów (takich jak imię nazwisko, adres zamieszkania, adres poczty elektronicznej). To, że działania takie mają zwyczajowy charakter, nie zwalnia jednak od obowiązku spełnienia wymagań wynikających z RODO.

Najczęściej za zgodą podmiotu danych

Przede wszystkim konieczny jest wybór właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych. Najczęściej będzie to zgoda podmiotu danych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Przesłanka ta powinna zostać odebrana w szczególności w sytuacji, gdy administratora nie łączą z podmiotem danych relacje biznesowe. Zgoda ta musi być dobrowolna, konkretna, świadoma oraz jednoznacznie okazać wolę osoby, której dane dotyczą. Powinna być odebrana w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego. Oprócz tego adresat kartki świątecznej powinien zostać poinformowany, że zgodę taką można wycofać w każdym dowolnym momencie i musi to być tak samo łatwe jak jej wyrażenie.

Wysyłkę można uzasadnić interesem administratora

Nie zawsze jednak zgoda będzie konieczna. Administrator może uzasadniać przetwarzanie danych w związku z wysyłką kartek świątecznych chęcią utrzymywania dobrych relacji biznesowych ze swoimi klientami lub kontrahentami. W takiej sytuacji podstawę prawną przetwarzania danych będzie stanowił uzasadniony interes administratora, o którym mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Adresat musi otrzymać klauzulę informacyjną

Nie można zapominać o konieczności spełnienia obowiązku informacyjnego. Taki obowiązek nie będzie musiał być zrealizowany w przypadku, gdy podmiot danych był już wcześniej poinformowany o przetwarzaniu danych w celu wysyłki korespondencji i tym samym kartek świątecznych. Jeżeli nie, to należy go zrealizować najpóźniej w momencie pozyskania danych danej osoby. W szczególności należy poinformować podmiot danych o prawie do wniesienia sprzeciwu.

Źródło:
  • Strona internetowa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel