Czy można udostępnić kontrahentowi nagrania z monitoringu

Daną osobową w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych może być nawet informacja z systemu monitoringu, która jednoznacznie pozwala zidentyfikować konkretnego człowieka (np. daty i czasy „odbijania” konkretnej karty elektronicznej), tudzież jego wizerunek w przypadku monitoringu wizyjnego.

Monitorowanie pracowników nie narusza ich dóbr osobistych i jest uznane za dopuszczalne, jeżeli pracownicy zostali o tym poinformowani (z wyjątkiem uzasadnionych podejrzeń o naruszenie prawa), celem tego działania jest ochrona słusznego interesu pracodawcy, a przyjęta forma i zakres monitoringu są do tego celu proporcjonalne.  Pierwszym warunkiem udostępnienia zapisów z monitoringu wizyjnego jest jego legalne stosowanie w firmie. Negatywne skutki prawne, jakie mogą dotknąć przedsiębiorcę z powodu zapisywania wizerunku pracowników bez ich poinformowania o tym, to bowiem „nic” w porównaniu do udostępnienia tak pozyskanego wizerunku osobom trzecim.

Przekazując zapis z monitoringu podwykonawcy, można przede wszystkim zawrzeć umowę o powierzenie przetwarzania danych osobowych w postaci wizerunków osób ukazanych na nagraniach z monitoringu. Jest to jednak bardzo niepraktyczne rozwiązanie z dwóch powodów:

1) może być niemożliwe do wykonania z powodu niechęci kontrahenta do zawarcia umowy o powierzenie przetwarzania danych osobowych,

2) na różnych nagraniach są różne twarze, a zawieranie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych w przypadku każdego nagrania, gdy tylko pojawi się na nim nowa osoba, jest bardzo niepraktyczne.

Drugie rozwiązanie to taka obróbka zapisu, która pozwoli usunąć informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej. Jest to jednak trudne, a przez to kosztowne.

Najlepszym rozwiązaniem jest pozyskanie zgody każdej osoby widocznej na nagraniu na przetwarzanie przez osoby trzecie jej danych osobowych utrwalonych na nagraniu z monitoringu wizyjnego. Sprawa dotyczy bezpieczeństwa, więc nie powinno być chyba problemu z uzyskaniem takiej zgody od osoby, która nie powinna mieć oporów przed jej udzieleniem.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę. Zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Zgoda musi być udzielona dobrowolnie i może być odwołana w każdym czasie.

W szczególności nie można domniemywać, że zgoda na przekazanie danych pracownika do osoby trzeciej wynika z uprawnienia pracodawcy do przetwarzania danych pracownika wyszczególnionych w art. 22¹ §1 i §2 Kodeksu pracy, takich jak imię i nazwisko, miejsce zamieszkania czy numer PESEL. Dane te są bowiem udostępnione pracodawcy wyłącznie na cele związane ze stosunkiem pracy, a nie na cele działalności prowadzonej przez pracodawcę, chociażby chodziło o działalność z zakresu bezpieczeństwa przeładunku.

W przypadku gdy odbierający oświadczenie (przyszły administrator danych) planuje przekazywanie danych osobowych dalej, to musi uzyskać na to osobną zgodę, nawet w przypadku pracownika. Wynika to z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 listopada 2001 r. (II SA 2748/00), w którym sąd orzekł, że zgoda na udostępnienie danych osobom trzecim musi być odrębnym oświadczeniem woli.

Przed przekazaniem nagrań z monitoringu kontrahentowi konieczne jest uzyskanie od poszczególnych osób zgody o np. następującej treści: