Zaproszenie na spotkanie firmowe wraz z klauzulą informacyjną

Wyjaśnienie problemu zależy od ustania w jakim terminie należy wykonać obowiązek informacyjny z art. 13 lub 14 RODO. W przypadku pozyskania danych osobowych od osób, których dane dotyczą, obowiązek informacyjny powinien być spełniony podczas pozyskiwania danych osobowych (art. 13 RODO).

Natomiast w przypadku pozyskania danych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 14 ust. 3 RODO klauzulę informacyjną administrator przekazuje:

• w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca – mając na uwadze konkretne okoliczności przetwarzania danych osobowych,
• jeżeli dane osobowe mają być stosowane do komunikacji z osobą, której dane dotyczą – najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji z osobą, której dane dotyczą, lub
• jeżeli planuje się ujawnić dane osobowe innemu odbiorcy – najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu.

O ile nie zachodzi pierwszy z wymienionych przypadków, to klauzulę informacyjną należało przesłać przy pierwszej korespondencji skoro – jak wynika z treści pytania – planowane jest nawiązanie komunikacji z podmiotem danych.