Kto odpowiada za dokumentację medyczną po śmierci lekarza prowadzącego indywidualną praktykę?

Impulsem do podjęcia działań była m.in. sprawa pacjentki, która po śmierci lekarza prowadzącego indywidualną praktykę lekarską nie mogła uzyskać dostępu do swojej dokumentacji medycznej.

Jak wskazał Prezes UODO, analiza praktyki stosowania art. 30a ust. 3 pkt 3 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz sygnały docierające do Urzędu wykazały, że obecne rozwiązania prowadzą do niepewności prawnej dotyczącej postępowania z dokumentacją medyczną po śmierci lekarza.

Problem ma szczególne znaczenie z perspektywy ochrony danych osobowych. Dokumentacja medyczna zawiera bowiem dane dotyczące zdrowia, które należą do szczególnych kategorii danych osobowych i podlegają ochronie na podstawie art. 9 RODO.

Pamiętajmy, że jeżeli nie ma podmiotu, który przejąłby zadania lekarza wykonującego zawód w formie praktyki zawodowej w rozumieniu art. 5 ustawy o działalności leczniczej, obowiązek przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej spoczywa na właściwej okręgowej izbie lekarskiej.

Prezes UODO podkreśla, że ustawodawca nałożył ten obowiązek bezpośrednio na organ samorządu lekarskiego.

Oznacza to, że w opisanej sytuacji odpowiedzialność za dokumentację medyczną, a tym samym za przetwarzanie zawartych w niej danych osobowych, ponosi właściwa okręgowa izba lekarska.

Dodatkowo fakt przyznania okręgowym izbom lekarskim statusu administratora stanowi wystarczającą podstawę do podejmowania przez nie działań niezbędnych, których celem ma być zabezpieczenia danych zawartych w dokumentacji medycznej i do realizacji praw osób, których dane dotyczą.

Problem polega jednak na tym, że obowiązujące przepisy nie określają szczegółowego trybu realizacji tych zadań.

Wobec braku szczegółowych regulacji ustawowych niektóre okręgowe izby lekarskie wydają uchwały i instrukcje określające zasady postępowania z dokumentacją medyczną po śmierci lekarza.

Praktyka w tym zakresie nie jest jednolita.

Część instrukcji przewiduje przejęcie dokumentacji medycznej dopiero po złożeniu odpowiedniego wniosku przez osobę, która znajduje się w jej posiadaniu. Wniosek taki może złożyć również spadkobierca zmarłego lekarza.

Z innych instrukcji nie wynika natomiast konieczność wszczęcia procedury na wniosek.

Takie zróżnicowanie zasad postępowania budzi zastrzeżenia Prezesa UODO.

Prezes UODO zwrócił również uwagę na czynności podejmowane przez samorząd lekarski po śmierci lekarza.

Zgon lekarza powoduje skreślenie go z listy członków okręgowej izby lekarskiej oraz wprowadzenie odpowiednich zmian w Centralnym Rejestrze Lekarzy i okręgowych rejestrach lekarzy prowadzonych przez okręgowe rady lekarskie.

W ocenie Prezesa UODO czynności te powinny stanowić impuls do rozpoczęcia dalszych działań związanych z przejęciem dokumentacji medycznej pozostawionej przez zmarłego lekarza.

Proces ten wiąże się bowiem z pozyskaniem i dalszym przetwarzaniem danych osobowych szczególnych kategorii.

Prezes UODO zwrócił się do Ministerstwa Zdrowia o rozważenie działań legislacyjnych zmierzających do kompleksowego uregulowania procedury przejmowania dokumentacji medycznej po śmierci lekarza.

Zmiany powinny dotyczyć również osób, które po śmierci lekarza znajdują się w posiadaniu dokumentacji medycznej.

Prezes UODO postuluje wprowadzenie przepisów zobowiązujących takie osoby do przekazania dokumentacji właściwemu samorządowi lekarskiemu.

Nowe regulacje powinny także określać zasady egzekwowania tego obowiązku w przypadku jego niewykonania.

Jedną z propozycji legislacyjnych Prezesa UODO jest możliwość wprowadzenia sankcji karnych za niewywiązywanie się z obowiązków związanych z przejmowaniem dokumentacji medycznej po zmarłym lekarzu.

Organ nadzorczy postuluje rozważenie takiego rozwiązania w ramach przygotowywania kompleksowych przepisów.

Źródło: Komunikat Urzędu Ochrony Danych Osobowych z 16 października 2026 r., „Prezes UODO z propozycją nowych przepisów chroniących prawa pacjentów”