Od nowego roku komunikacja z urzędem poprzez e-Doręczenia

Obowiązki związane z wdrożeniem e-doręczeń

Objaśnienie

Analiza ryzyka RODO

Przeprowadzenie analizy ryzyka RODO jest obowiązkiem każdego administratora danych osobowych, który zamierza rozpocząć nowe czynności przetwarzania danych. Analiza ryzyka ma dać odpowiedź, jakie ryzyka wiążą się z tym przetwarzania i jakie środki bezpieczeństwa danych należy w związku z tym wdrożyć. Zgodnie z RODO e-doręczenia muszą być więc poprzedzone analizą ryzyka. Sprawdź, jak przeprowadzać analizę ryzyka zgodnie z RODO

DPIA (ocena skutków dla ochrony danych)

Ocenę skutków dla ochrony danych przeprowadza się, jeżeli dany rodzaj przetwarzania - w szczególności z użyciem nowych technologii - ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Taką okolicznością może być także wdrożenie e-doręczeń.

Wdrożenie środków bezpieczeństwa danych osobowych

Administrator musi przyjąć środki bezpieczeństwa adekwatne do poziomu ryzyka wiążącego się z przetwarzaniem danych osobowych w ramach e-doręczeń. Mogą być to takie środki jak choćby:

• uwierzytelnianie dwuskładnikowe w dostępie do systemów IT,
• hasła o odpowiedniej złożoności i zmienności,
• aktualizacja dokumentacji ochrony danych dotyczących postępowania z dokumentami,
• zapewnienie szkoleń osobom, które będą administrowały skrzynką do doręczeń.

Aktualizacja rejestru czynności przetwarzania danych

W rejestrze czynności przetwarzania danych zalecane jest dodanie następujących czynności:

• obsługa i prowadzenie korespondencji z wykorzystaniem skrzynki do e-doręczeń,
• przekazywanie i aktualizacja danych osobowych osobom odpowiadającym za administrowanie skrzynką do e-doręczeń.

Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych

Obowiązkiem podmiotu, który ma wdrożyć e-doręczenia, będzie wyznaczenie administrator skrzynki do e-doręczeń, który ma odpowiadać za:

• aktywację skrzynki doręczeń,
• wysyłanie i odbieranie korespondencji,
• zarządzanie korespondencją zgromadzoną w skrzynce doręczeń, w tym wprowadzania reguł definiowania przekazywania korespondencji do innych systemów teleinformatycznych w sposób automatyczny,
• konfigurowanie skrzynki doręczeń.

Administratora takiego należy upoważnić do przetwarzania danych osobowych w odpowiednim zakresie (zaktualizować dotychczasowe upoważnienie). 

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

Powierzenie przetwarzania danych osobowych w ramach wdrażania e-doręczeń następuje w toku akceptacji umowy i regulaminu świadczenia usługi PURDE i PUH z Pocztą Polską S.A.