Czy można przetwarzać imię i nazwisko a także PESEL wspólników spółki cywilnej w związku z najmem lokalu?

Celem wstępu należy wskazać, że przetwarzanie danych osobowych musi być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Jest to tzw. zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). W praktyce oznacza ona, że administrator danych uprawniony jest do gromadzenia oraz innego przetwarzania wyłącznie danych niezbędnych mu do realizacji celu, w jakim owe dane pozyskał.

Przechodząc natomiast na grunt prawa cywilnego należy natomiast zaznaczyć, że spółka cywilna nie jest odrębnym podmiotem praw i obowiązków od swoich wspólników (tak jak jest w przypadku spółek handlowych). Jak wprost wskazano w art. 4 ust. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców - przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej. Przedsiębiorcą nie jest zaś sama spółka cywilna. Konsekwencją tego jest, iż stroną umowy cywilnoprawnej nie może być spółka cywilna, a są nią działający łącznie wszyscy jej wspólnicy.

Powyższe wprost przesądza o zakresie danych osobowych, jakich wynajmujący może domagać się od wspólników spółki cywilnej. Nie powinno budzić wątpliwości, że konieczne do zawarcia i wykonania umowy jest pozyskanie danych osobowych w postaci: imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania. W przypadku ewentualnego sporu sądowego, w pozwie należy bowiem wskazać właśnie te dane.

Ze względu zaś na fakt, że imię i nazwisko może być powtarzalne (najczęściej istnieje co najmniej kilka osób o takim samym imieniu i nazwisku), zaś adres zamieszkania jest daną, która może podlegać zmianie. Zasadne jest zbieranie dodatkowej dane osobowej, która pozwala na jednoznaczną identyfikację konkretnej osoby. Może to być jej numer NIP, PESEL bądź numer dowodu osobistego. Te dane są bowiem przypisywane indywidualnie - nie ma dwóch takich samych numerów NIP, PESEL, dowodu osobistego.

Reasumując, przyjąć należy że zbieranie od wszystkich wspólników spółki cywilnej danych osobowych w postaci ich imion, nazwisk, numeru PESEL oraz adresu zamieszkania jest zgodne z RODO.