ZFŚS – co z danymi poręczyciela

W zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych pracodawcy mają całkiem spory poziom autonomii – zgodnie bowiem z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu socjalnego oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie.

Powszechną praktyką funkcjonującą w zakładach pracy prowadzących działalność socjalną jest przyznawanie pożyczek. Najczęściej w proces przyznawania pożyczki zaangażowany jest nie tylko pracodawca prowadzący działalność socjalną, osoby przez niego upoważnione do przetwarzania danych osobowych w ramach działalności socjalnej ale również sam zainteresowany przyznaniem pożyczki, jak również poręczyciele pełniący funkcję dodatkowego zabezpieczenia spłaty pożyczki.

Rzeczą oczywistą jest, że pracodawca musi dysponować określonym katalogiem danych osobowych osób występujących w roli poręczycieli - zarówno w przypadku gdy poręczającymi są osoby rekrutujące się spośród pracowników jak również osoby z zewnątrz.

Przepisy powszechnie obowiązujące regulujące działalność socjalna pracodawcy nie odnoszą się do zakresu danych osobowych osób występujących w roli poręczycieli. Dlatego powstaje problem z prawidłową oceną zakresu danych - tak aby nie narazić się na zarzut nadmiarowego ich przetwarzania. Powszechną praktyką - i wydaje się, że jednocześnie złotym środkiem jest pozyskiwanie danych takich jak::

• imię, nazwisko,
• PESEL,
• adres zamieszkania.

Za podstawę prawną przetwarzania danych osobowych poręczycieli przyjmuje się art. 6 ust 1 pkt b RODO. Zgodnie z przywołanym przepisem przetwarzanie jest zgodne z prawem gdy jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (w omawianym przypadku chodzi o dodatkową umowę jaką jest umowa poręczenia). Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych poręczycieli nie będzie natomiast sam regulamin przewidujący taką formę zabezpieczenia pożyczki - zakres danych osobowych poręczycieli jak już wspomniano nie wynika z przepisów powszechnie obowiązujących i trudno uznać aby regulamin stanowił samoistną podstawę prawną w zakresie przetwarzania danych osobowych poręczycieli.