Przekazanie akt osobowych do archiwum – czy wymaga wpisu w rejestrze czynności przetwarzania danych

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 30 września 2019
5ca815b57d4ed1512191c3503cfc77e6cd3e85dd-large
Pytanie:  Czy przekazanie dokumentów do składnicy akt, archiwum zakładowego należy traktować jako osobny proces z koniecznością wpisu do rejestru czynności jaki jest zobligowany prowadzić administrator danych?
Odpowiedź: 

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Zakładając, że w ramach przechowywania akt osobowych mieści się również przekazywanie dokumentów i ich przechowywanie w archiwum – przykładowo zakładowym, w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem lub zniszczeniem - można uznać, iż kwalifikowanie przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego jako osobnego procesu nie będzie wymogiem bezwzględnym.

Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Zatrudnianie pracowników czyli posiadanie statusu pracodawcy w rozumieniu art 3 Kodeksu pracy nakłada na podmiot zatrudniający szereg obowiązków wynikających z prawa pracy. Jak wiadomo, stosunek pracy zachodzi między oznaczonymi personalnie stronami. W związku z powyższym w relacjach pracowniczych nieodłącznym elementem towarzyszącym realizacji przez pracodawcę obowiązków wynikających ze stosunku pracy jest przetwarzanie danych osobowych pracowników oraz prowadzenie niezbędnej dokumentacji.

Uwaga

Obowiązkiem każdego pracodawcy, niezależnie od wielkości zatrudnienia oraz formy organizacyjno-prawnej, jest prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej na którą składają się dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji wynika bezpośrednio z przepisów kodeksu pracy i jest zaliczany do podstawowych obowiązków pracodawcy.

Przekazywanie akt to archiwum mieści się w zakresie przechowywania dokumentacji

Zgodnie z art. 30 RODO każdy administrator oraz - gdy ma to zastosowanie - przedstawiciel administratora prowadzą rejestr czynności przetwarzania danych osobowych za które odpowiadają. W praktyce pracodawca zobowiązany do prowadzenia i przechowywania dokumentacji może mieć problem z ustaleniem,  czy przekazywanie dokumentacji do archiwum na gruncie obowiązku prowadzenia rejestru czynności przetwarzania powinno być obligatoryjnie traktowany w kategoriach odrębnego procesu podlegającego wpisowi do rejestru.

Za czynność przetwarzania danych uważa się zespół powiązanych ze sobą operacji na danych, wykonywanych przez jedną lub kilka osób, które można określić w sposób zbiorczy, w związku z celem, w jakim te czynności są podejmowane. Tym samym nie ma przeciwwskazań, aby uznać, że czynność przekazywania dokumentacji do archiwum mieściła się w zakresie operacji związanych z prowadzeniem i przechowywaniem dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych). Nie ma zatem bezpośredniego uzasadnienia do kwalifikowania czynności przekazywania dokumentów do archiwum jako osobnego procesu.

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x