Wizerunki pracowników w służbowej poczcie elektronicznej – na jakiej podstawie przetwarzać te dane osobowe

Pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika oraz od osoby już zatrudnionej określonych danych osobowych. Zaliczają się do nich między innymi: imię i nazwisko, data urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Udostępnienie powyższych danych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie jest jej obowiązkiem prawnym, tym samym pracodawca jako podmiot przyjmujący do pracy, będący administratorem tych danych ma prawo je przetwarzać na potrzeby procesu rekrutacji jak również późniejszego zatrudnienia.

W praktyce pracownicy udostępniają swój wizerunek utrwalany w formie zdjęć na etapie ubiegania się o zatrudnienie. Wyrażają wówczas zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby procesu rekrutacji. Nie oznacza to automatycznie, że zdjęcie może być wykorzystywane nadal przez pracodawcę na potrzeby funkcjonujących w firmie komunikatorów czy programów pocztowych. W przypadku gdy praktyką zakładową jest posługiwanie się zdjęciami w ramach wizytówek, którym towarzyszą dane osobowe takie jak imię i nazwisko, wówczas działaniem legalizującym przetwarzanie wizerunków na potrzeby wewnętrznej komunikacji będzie uzyskanie zgody pracownika niezależnie od tego, że fotografie nie są wykorzystywane w korespondencji zewnętrznej tylko służą do komunikowania się wyłącznie na szczeblu zakładu pracy.