Przetwarzanie danych osobowych w rozmowie telefonicznej – o czym pamiętać

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Dodano: 5 grudnia 2019
92a3403a793d4c2e20a0b4aa2ef60caa11a793f4-xlarge(1)
Pytanie:  Administrator będzie przetwarzał dane osobowe rozmówcy w rozmowie telefonicznej na podstawie jego zgody. Jak przeprowadzić rozmowę, by była ona zgodna z RODO?
Odpowiedź: 

Przede wszystkim należy potwierdzić tożsamość rozmówcy i uzyskać od niego wyraźną zgodę na przetwarzanie danych.

Brak szczególnych regulacji prawnych

RODO w ogóle nie odnosi się do rozmów telefonicznych. Tym bardziej nie dzieli ich na rozmowy przychodzące i wychodzące. Dla RODO nie ma znaczenia czy rozmowa dotyczy reklamacji, windykacji czy też ma inny cel. RODO nie precyzuje też, jakie dane podane przez rozmówcę pozwalają na jego jednoznaczną identyfikację, a jakie nie.

Najpierw weryfikacja tożsamości

Na początku rozmowy należy niewątpliwie potwierdzić tożsamość rozmówcy i w tym celu wydaje się wystarczające zapytanie o imię i nazwisko (naturalnie wcześniej należy się przedstawić imieniem nazwiskiem oraz podać firmę, którą się reprezentuje). Następnie można toczyć normalną rozmowę, w której administrator otrzyma dalsze dane osobowe lub przekaże dane osobowe tej osoby aktualnie przetwarzane. Wszystko naturalnie w ramach istniejącej już podstawy prawnej przetwarzania tych danych. Na przykład w przypadku zgody przetwarzanie danych może odbywać się wyłącznie w zakresie i celu określonym w tej zgodzie.

Jak powinna wyglądać zgoda

Zgoda jest jedną z podstaw dopuszczalności przetwarzania danych osobowych. Według RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem m. in. jeśli osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (art. 6 ust. 1 pkt a RODO).  Przed uzyskaniem zgody osoba, której dane dotyczą musi być poinformowana o możliwości jej wycofania w dowolnym momencie, a administrator powinien być w stanie wykazać, że ten obowiązek uprzedniego powiadomienia spełnił. Według RODO konieczne jest także informowanie na etapie pozyskiwania zgody o konkretnych danych każdego administratora danych na rzecz którego zgoda jest wyrażana.

Uwaga

Konieczne jest spełnienie warunków, o których mowa w art. 7 RODO. Zapytanie o zgodę musi zostać przedstawione w sposób pozwalający wyraźnie odróżnić je od pozostałych kwestii, w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem. Sama zgoda ma być przede wszystkim dobrowolna.

Marcin Sarna

Autor: Marcin Sarna

Radca prawny, ekspert z zakresu ochrony danych osobowych. Specjalizuje się również w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych, w szczególności świadcząc pomoc prawną dla producentów maszyn i urządzeń, przedsiębiorców funkcjonujących w branży usługowej i w sektorze energetycznym.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x