Impreza otwarta – jak spełnić obowiązek informacyjny wobec uczestników

Wizerunek osoby fizycznej jest daną osobową w rozumieniu postanowień ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Wobec tego administrator danych, posługując się wizerunkiem osoby fizycznej, powinien legitymować się jedną z przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych osobowych. Najczęściej będzie to zgoda osoby, o której wizerunek chodzi. Rozpowszechnianie wizerunku regulowane jest także przepisami ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych i zgodnie z nimi wymaga, co do zasady, także zgody osoby, o której wizerunek chodzi. Wobec tego obowiązek uzyskania zgody na rozpowszechnianie wizerunku wynika zarówno z ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, jak i z RODO. Wyjątkiem są sytuacje opisane w art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, a mianowicie zgody nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku:    

1) osoby powszechnie znanej, jeżeli wizerunek wykonano w związku z pełnieniem przez nią funkcji publicznych, w szczególności politycznych, społecznych, zawodowych,

2) osoby stanowiącej jedynie szczegół całości takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza,

3) osoba otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie.

Jeśli zatem organizator imprezy wykonuje zdjęcia, na których wizerunek poszczególnych osób fizycznych jest jedynie szczegółem całości, wówczas nie jest wymagana zgoda na rozpowszechnianie wizerunku ani zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyjątki od obowiązku uzyskiwania zgody przewiduje także ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych. Zgodnie z jej postanowieniami organizator jest uprawniony do utrwalania przebiegu imprezy masowej, a w szczególności zachowania osób w niej uczestniczących, za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.

Jeśli chodzi o uzyskanie zgody poszczególnych osób na utrwalenie i rozpowszechnianie ich wizerunku, to w programie lub regulaminie imprezy masowej powinny znaleźć się informacje, że np. udział w imprezie czy wejście na teren obiektu, na którym odbywać się będzie impreza, jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na rozpowszechnianie wizerunku utrwalonego podczas imprezy na określonych polach eksploatacji (np. Internet, portale społecznościowe) i w określonych celach. W takim regulaminie można umieścić także klauzulę informacyjną o przetwarzaniu danych osobowych. Regulamin powinien być łatwo dostępny dla uczestników imprezy, np. umieszczony w widocznym miejscu przed wejściem na teren imprezy, na stronie internetowej organizatora, w punktach sprzedaży biletów itp.