Pasek wynagrodzenia a RODO – jakie dane osobowe pracownika może zawierać

Zakres danych osobowych pracowników jest uregulowany w przepisach. Otóż od kandydata do zatrudnienia pracodawca żąda podania następujących danych osobowych:

• imię (imiona) i nazwisko;

• datę urodzenia;

•  dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

• wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia – jeżeli są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju.

Z kolei już po zatrudnieniu pracownika pracodawca żąda od niego poniższych danych:

• adres zamieszkania;

• · numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

• inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

•  wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

•  numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

W zakresie danych osobowych wymienionych powyżej pracodawca nie potrzebuje zgody na ich przetwarzanie. Dotyczy to także danych zamieszczonych w pasku wynagrodzenia.

Pasek placowy to informacja o przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia. Nie zostały one uregulowane w Kodeksie pracy ani w innych przepisach powszechnie obowiązującego prawa. Nie oznacza to jednak, że nie można ich stosować.

Paski płacowe - zarówno elektroniczne jak i płacowe będą oczywiście zawierały dane osobowe pracowników a mianowicie dane identyfikacyjne i informację o wynagrodzeniu. Jakie konkretnie to dane? Najlepiej kierować się regułą minimalizacji według RODO i ograniczyć dane tylko do takich, które są niezbędne do:

•  zidentyfikowania pracownika,

• poinformowania go o przysługujących mu składnikach wynagrodzenia.

W zakresie danych osobowych wymienionych w powyższych katalogach pracownicy nie muszą wyrażać zgody na przetwarzanie. Natomiast w przypadku informacji o wynagrodzeniu taka zgoda jest wymagana. Przy czym może ona przybrać postać żądania pracowników o przekazywanie takich pasków. Z tego wpłynie wniosek, że paski wynagrodzeń stosuje się wtedy, gdy zażyczą sobie tego pracownicy.