Aktualizacja klauzuli informacyjnej w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt osobowych

Michał Kowalski

Autor: Michał Kowalski

Dodano: 7 października 2019
e853d3bd0036bb616ef727bfeb459705cf358e15-xlarge(1)
Pytanie:  Czy w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt osobowych pracownikom należy ponownie przedłożyć klauzulę informacyjną?
Odpowiedź: 

Tak, należy poinformować podmioty danych o nowym okresie przechowywania tych danych.

Konieczna aktualizacja klauzuli informacyjnej – w niezbędnym zakresie

Jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej m.in. informacje o okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, o kryteriach ustalania tego okresu (art. 13 ust. 2 lit. a RODO). Wprawdzie przepisy obligują do informowania podmiotów danych jedynie na etapie zbierania danych osobowych, niemniej jednak, skoro w pewnym zakresie informacje te uległy zmianie, to konieczne jest przedstawienie podmiotom danych zaktualizowanej klauzuli informacyjnej. Przy czym z uwagi na to, że obowiązek informacyjny w pozostałym zakresie został już zrealizowany (podmioty danych dysponują już informacjami, które zachowały aktualność), ponowną informację można ograniczyć jedynie do okresu przechowywania danych (art. 13 ust. 4 RODO).

Uwaga

Musimy jednak mieć na względzie, że 10-letni okres przechowywania danych dotyczy jedynie pracowników, z którymi nawiązano stosunek pracy w okresie od 1 stycznia 2019 r. ewentualnie do wcześniej zatrudnionych pracowników, jeżeli złożono za nich raport informacyjny ZUS. Tylko w tym drugim przypadku okres przechowywania danych osobowych mógł zostać skrócony w trakcie trwania stosunku pracy. W pierwszej sytuacji 10-letni okres obowiązywał tych pracowników od samego początku zatrudnienia.

Podstawa prawna: 
Michał Kowalski

Autor: Michał Kowalski

Radca prawny, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz prawa oświatowego, redaktor licznych publikacji

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x