UODO przybliża zasady ochrony danych przetwarzanych w ramach funduszu socjalnego

Dodano: 7 lutego 2020
96bea216c998cf5cca0fca994cce16df6af0317e-xlarge(1)

W związku z administrowaniem zakładowym funduszem świadczeń socjalnym dochodzi do przetwarzania danych osobowych beneficjentów, w tym danych wrażliwych. Wszak administrator ZFŚS musi zweryfikować sytuację życiową, rodzinną i materialną beneficjentów. Sprawdź, co w tej kwestii radzi UODO.

Aktualizacje powinien wykonywać każdy ADO

Przetwarzaj dane beneficjentów tylko w zakresie niezbędnym do administrowania ZFŚS (minimalizacja danych)

Pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Dlatego też w celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane.

Najpierw odbieraj oświadczenia

Beneficjent przekazuje dane osobowe pracodawcy w formie oświadczenia. Dopiero potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się np. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

Co więcej, do tych dokumentów pracodawca może mieć jedynie wgląd, ale nie powinien przechowywać ich kopii lub utrwalać w inny sposób.

Nie żądaj oświadczeń od członków rodziny pracownika

Członkowie rodzin pracowników nie są zobligowani do podpisywania dodatkowych oświadczeń. Oświadczenie dotyczące sytuacji socjalnej przedstawia jedynie pracownik.

W klauzuli informacyjnej jako podstawę prawną przetwarzania wskaż art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Art. 6 ust. 1 lit. c pozwala na przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Z kolei art. 9 ust. 2 lit. b RODO umożliwia przetwarzanie danych szczególnej kategorii (np. o zdrowiu), gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii Europejskiej lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.

Organizuj coroczny przegląd danych i usuwaj dane zbędne

Pracodawca w ramach Funduszu przetwarza dane osobowe przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia czy też dopłaty z tego źródła oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń/

Na pracodawcy ciąży obowiązek dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia ZFŚS – nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

Nie wystarczy jeden przegląd, ponieważ takie działania powinny być realizowane corocznie. Poza tym powinny one dotyczyć całości dokumentacji związanej z ZFŚS.

Masz status podmiotu publicznego? Nie zapominaj o archiwizacji

Niektórzy pracodawcy będący podmiotami publicznymi zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach mają obowiązek archiwizowania wytworzonej dokumentacji. Jeżeli dokumentacji z działania Funduszu zostanie przypisana kategoria archiwizacyjna z jednolitego rzeczowego wykazu akt, to dokumenty niezbędne do realizacji celów, dla których prowadzony jest Fundusz będą musiały być przechowywane przez określony w tej kategorii czas. W takiej sytuacji nie można ich zniszczyć aż do czasu, kiedy będą one podlegały brakowaniu.

Źródło:
  • Strona internetowa UODO (uodo.gov.pl).

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel