RODO a impreza integracyjna pracowników

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 18 września 2019
f3226b4931183e093fdf245e1c3e8e6dde1fa319-xlarge(1)

Pracodawcy mogą organizować imprezy integracyjne dla pracowników. W związku z tym przetwarzaniu mogą podlegać dane osobowe pracowników np. w związku z zabawami integracyjnymi (bony dla pracowników). Jaka jest podstawa przetwarzania ich danych osobowych? Jak zrealizować obowiązek informacyjny? Sprawdź w artykule

Lista obecności uczestników imprezy

W sytuacji gdy pracodawca urządza imprezę integracyjną, w ramach której będą rozdawane bony - czy inne dowody uprawniające pracowników do otrzymania przykładowo posiłków czy napojów, jak najbardziej prawidłowym postępowaniem będzie zobowiązanie pracowników do potwierdzenia pobrania takich bonów. Leży to w interesie pracodawcy i uniemożliwi wielokrotne skorzystanie przez pracownika z ograniczonej liczby posiłków czy napojów i zapobiegnie sytuacji w której część pracowników nie będzie mogła w ogóle zrealizować bonów. Uwzględniając powyższe, oczekiwanie od pracowników umieszczania na liście danych osobowych, o których mowa w pytaniu potwierdzających pobranie bonu należy uznać za dopuszczalne, tym bardziej że zakres danych nie wykracza poza dane osobowe jakie pracodawca i tak posiada i przetwarza na potrzeby związane z zatrudnieniem.

Jednak wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem będzie nie tyle samodzielne wpisywanie się pracowników na listę - co opracowanie wcześniej zbiorczej listy pracowników którzy zadeklarowali chęć uczestnictwa w zabawie i następnie sukcesywne zaznaczanie osób które pobrały bon przez osobę uprawnioną do wydawania bonów, upoważnioną do przetwarzania danych osobowych na potrzeby wydawania bonów i weryfikacji osób które z bonów korzystają. Warto również pomyśleć o ograniczeniu identyfikacji pracowników wyłącznie do podania imienia i nazwiska - z pominięciem podpisu, który wydaje się być zbędną daną osobową.

Konieczna zgoda na przetwarzanie danych

Zagadnienie pozyskiwania wizerunków podczas imprez pracowniczych nie jest uregulowane na poziomie przepisów prawa pracy. Tym samym aby mówić o legalnym wykonaniu zdjęć i ich późniejszym przetwarzaniu należy uznać, iż wymogiem legalizującym pozyskanie wizerunków poszczególnych osób będzie udzielenie przez nie zgody na określone czynności przetwarzania danych.

Obowiązek informacyjny realizujemy indywidualnie

Niezależnie od zgody uczestników imprezy na przetwarzanie wizerunków, niezbędne jest wypełnienie obowiązku informacyjnego, jaki obciąża zakład pracy - administratora danych. Uwzględniając fakt, iż wizerunki uczestników imprezy będą pozyskiwane bezpośrednio, można uznać, iż obowiązek informacyjny jaki ciąży na pracodawcy jako administratorze danych uregulowany jest w art. 13 RODO. Zgodnie z przywołanym przepisem, jeżeli dane osobowe osoby, której dane dotyczą, zbierane są od tej osoby, administrator podczas pozyskiwania danych osobowych podaje jej między innymi swoją tożsamość i dane kontaktowe oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamość i dane kontaktowe swojego przedstawiciela, cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania, okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu.

Uwaga

Administrator danych powinien być w stanie wykazać, że dopełnił ciążącego na nim obowiązku informacyjnego.

Najbezpieczniejszym zatem postępowaniem będzie przekazanie klauzul informacyjnych pracownikom sposób zindywidualizowany. Dobrym pomysłem będzie opracowanie wcześniej regulaminu imprezy integracyjnej i przekazanie go pracownikom, z którego treści będzie wynikała konieczność pisemnego potwierdzenia faktu pobrania bonów, możliwość wykonywania zdjęć i umieszczania ich na stronie internetowej. Regulamin może oczywiście zawierać klauzulę informacyjną odnoszącą się zarówno do kwestii przetwarzania danych osobowych na potrzeby sporządzenia listy osób korzystających z bonów w tym do przetwarzania wizerunków pracowników.

Reasumując …

… lista sporządzona w celu weryfikacji faktu pobrania bonu przez konkretnego uczestnika imprezy jest jak najbardziej dopuszczalna, tym bardziej że zawiera zakres danych osobowych w których posiadaniu znajduje się pracodawca z mocy prawa. Jednak bezpieczniejszym na pracodawcy rozwiązaniem jest samodzielne sporządzenie listy pracowników, którzy za deklarują wcześniej chęć uczestnictwa w imprezie i potwierdzanie na takiej liście faktu pobrania bonu przez osobę która bony wydaje, wcześniej upoważnionej do przetwarzania danych osobowych pracowników - w zakresie o którym mowa w pytaniu na potrzeby przydzielania bonów. Uzyskanie zgód od pracowników na przetwarzanie wizerunku należy uznać za niezbędne, tym bardziej w kontekście możliwości umieszczania ich na stronie internetowej pracodawcy. Zalecanym postępowaniem będzie przekazanie klauzuli informacyjnej każdemu pracownikowi indywidualnie.

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel