Przetwarzanie adresu e-mail byłego pracownika w uzasadnionym interesie pracodawcy

Dodano: 20 stycznia 2020
8a7e9f138423728223c0f0f335e9d58d96db8b28-large

Imienny adres e-mail stanowi daną osobową. Pracodawca, którzy przetwarza takie dane, musi oprzeć to przetwarzanie na jednej z przesłanek z art. 6 ust. 1 RODO. Dotyczy to także przypadku, w którym przetwarzany jest adres e-mail byłego pracownika.

Czym jest uzasadniony interes pracodawcy

Jeśli pracodawca nadal przetwarza aktywny adres poczty elektronicznej byłego pracownika, to musi legitymować się w związku z tym odpowiednią podstawą przetwarzania. W takim przypadku może być to realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Co stanowi ten interes? To zależy od okoliczności danego przypadku.

Przykład

Pracodawca miał zawartą z pracownikiem umowę, na mocy której pracownik był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami. Po ustaniu zatrudnienia pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami, np. za pomocą automatycznej odpowiedzi kierowanej do klientów lub kontrahentów. Taka automatyczna odpowiedź może zawierać informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu. W ten sposób administrator realizuje swój uzasadniony interes i może w tym celu przetwarzać dane osobowe pracownika.

Należy jednak pamiętać, że prawnie uzasadnione interesy administratora mogą stanowić podstawę do przetwarzania jedynie wówczas, gdy mają one nadrzędny charakter nad interesami oraz podstawowymi prawami i wolnościami podmiotów danych.

Przykład

W przedstawionym wyżej przykładzie dane byłego już pracownika mogą być przetwarzane przez pracodawcę jedynie wtedy, gdy klient podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być natomiast aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów.

Pamiętajmy o minimalizacji danych i ograniczeniu celu przetwarzania

Przetwarzając adres e-mail byłego pracownika nie możemy zapominać o regułach przetwarzania danych, takich jak ograniczenie celu przetwarzania czy minimalizacja przetwarzanych danych. Zakres przetwarzanych danych byłego pracownika powinno być ograniczone do adresu mailowego składającego się z imienia i nazwiska oraz informacji o tym, że dana osoba nie jest już pracownikiem tego podmiotu.

Źródło:
  • Strona internetowa UODO (uodo.gov.pl).

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel