Poznaj 3 nowości w przetwarzaniu danych beneficjentów ZFŚS

Michał Kowalski

Autor: Michał Kowalski

Dodano: 7 maja 2019
Fundusze portfelowe

Administrujesz zakładowym funduszem świadczeń socjalnych? Jeżeli tak, to powinieneś zwrócić uwagę na nowe rozwiązania wprowadzane przez tzw. ustawę wdrażającą RODO. Uregulowano m.in. sposób przetwarzania danych beneficjentów jak również nowy obowiązek dokonywania przeglądów przetwarzanych danych osobowych. Sprawdź szczegóły.

W pierwszej kolejności oświadczenie beneficjenta

Przyznanie świadczenia ulgowego z ZFŚS zależy od sytuacji rodzinnej, życiowej i majątkowej beneficjenta. Sytuacja ta musi być udokumentowana. Dotychczas przepisy nie regulowały tej kwestii, pozostawiając pracodawcom pełną swobodę. Od 4 maja 2019 r. obowiązuje nowe rozwiązanie, zgodnie z którym w celu ustalenia wysokości i przyznania świadczeń z ZFŚS pracodawca może żądać od beneficjenta przekazania jego danych osobowych w formie oświadczenia (art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS). Zaś dopiero wtedy, gdy konieczne jest potwierdzenie danych osobowych beneficjenta, wolno zażądać przedstawienia przez niego innych dokumentów np. zaświadczeń z banku czy zeznań PIT.

Uwaga

Nowe rozwiązanie powinno znaleźć odzwierciedlenie w regulaminie ZFŚS. Najlepiej wprowadzić do regulaminu następujący zapis:

  1. Wnioskodawca ubiegający się o świadczenia z Funduszu, obowiązany jest udokumentować swoje prawo do korzystania z Funduszu poprzez przedłożenie oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
  2. W razie powzięcia wątpliwości co do zgodności z rzeczywistością danych osobowych podanych w oświadczeniu, o którym mowa w ust. 1, Pracodawca może żądać od Wnioskodawcy przedłożenia dodatkowych dokumentów, w szczególności zaświadczenia z banku lub deklaracji PIT. W tym celu Pracodawca wzywa wnioskodawcę na piśmie do przedłożenia dokumentów w terminie 14 dni od dnia otrzymania wezwania.

Z całą pewnością musisz usunąć zapis, w którym przewidziane jest dokumentowanie sytuacji socjalnej z pominięciem oświadczenia wnioskodawcy.

Zobacz także:

Co roku musisz dokonywać przeglądu danych

Tzw. ustawa wdrażająca RODO przewiduje nie tylko uprawnienia, ale też dodatkowe obowiązki dla administratorów danych osobowych. Jednym z nich jest obowiązek corocznego dokonywania przeglądu danych osobowych pozyskiwanych w celu przyznawania, ustalania wysokości świadczeń z ZFŚS oraz dochodzenia praw lub roszczeń od beneficjentów - w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania (art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS). W konsekwencji stwierdzenia braku takiej niezbędności przechowywane dane osobowe należy niezwłocznie usunąć. Dane osobowe beneficjentów przetwarzać można bowiem jedynie przez okres niezbędny do przyznania świadczenia z ZFŚS oraz ustalenia jego wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń (art. 8 ust. 1c ustawy o ZFŚS).

Uwaga

W regulaminie ZFŚS powinieneś określić termin dokonania przeglądu. Możesz również uregulować procedurę przeglądu.

Konieczne upoważnienie do przetwarzania danych o stanie zdrowia

W związku z administrowaniem ZFŚS przetwarzaniu podlegają również dane szczególnej kategorii, a w szczególności dane o stanie zdrowia (np. celem przyznawania zapomóg losowych). W związku z tym osobom upoważnionym do przetwarzania tych danych osobowych należy udzielić pisemnego upoważnienia do ich przetwarzania (art. 8 ust. 1b ustawy o ZFŚS). Co więcej osoby te są zobowiązane do zachowania tych danych w tajemnicy.

Uwaga

W regulaminie ZFŚS warto określić wzór upoważnienia do przetwarzania danych o stanie zdrowia beneficjentów. Można też uregulować kwestię ewidencjonowania takich upoważnień – wszak administrator musi być gotowy do udowodnienia, że przestrzega przepisy o ochronie danych osobowych – i to zarówno względem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jak i Państwowej Inspekcji Pracy.

Przykładowy zapis regulaminu ZFŚS w tym zakresie może brzmieć następująco:

  1. Do przetwarzania danych osobowych o stanie zdrowia Uprawnionych uprawniona jest wyłącznie osoba, której udzielono pisemnego upoważnienia do przetwarzania tych danych osobowych. Wzór upoważnienia stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu. Upoważnienia są ewidencjonowane w ewidencji upoważnień.
  2. Osoba, o której mowa w ust. 1 jest zobowiązana do zachowania danych osobowych o stanie zdrowia Uprawnionych w tajemnicy, w związku z czym przed rozpoczęciem przetwarzania tych danych jest ona obowiązana do złożenia oświadczenia, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
Przykład

Regulamin ZFŚS przewiduje funkcjonowanie komisji socjalnej jako organu doradczego pracodawcy w zakresie przyznawania świadczeń z ZFŚS. Komisja ta przyjmuje wnioski o świadczenia, bada je w aspekcie formalnym i rekomenduje rozstrzygnięcie pracodawcy. Wszyscy członkowie komisji, w związku z przetwarzaniem danych o stanie zdrowia beneficjentów ZFŚS, powinni mieć udzielone pisemne upoważnienie do przetwarzania tych danych.

Podstawa prawna: 
  • Ustawa z 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U. z 2019 r. poz. 730).
  • Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.) – art. 8 ust. 1a-1d.
Michał Kowalski

Autor: Michał Kowalski

Radca prawny, specjalista z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych oraz prawa oświatowego, redaktor licznych publikacji

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel