Ochrona danych w wolontariacie – skorzystaj ze wskazówek UODO

Dodano: 9 grudnia 2019
6d8a0ad20a41abf1c32042bfc24d31b687eb33c8-xlarge(1)

Organizacje zajmujące się wolontariatem przetwarzają w związku ze swoją działalnością duże ilości danych osobowych klientów, użytkowników, darczyńców i wolontariuszy, nierzadko szczególnej kategorii np. o rasie, pochodzeniu etnicznym, stanie zdrowia. W związku z tym istnieje duże ryzyko naruszenia praw i wolności podmiotów tych danych, co dla organizacji może mieć fatalne konsekwencje. Prezes UODO radzi, jak zadbać o bezpieczeństwo tych danych.

18 rad organu nadzorczego

  1. Ureguluj jasne i skuteczne zasady polityki poufności i zobliguj każdego pracownika i wolontariusza do ich przestrzegania.
  2. Przeprowadź dla nowych pracowników i wolontariuszy, a poza tym zapoznaj ich z polityką poufności oraz zasadami przetwarzania danych osobowych. W jasny i prosty sposób przedstaw obowiązki każdej osobie, która będzie miała dostęp do danych osobowych.
  3. Systematycznie przeprowadzaj szkolenia przypominające o tych zasadach przetwarzania danych
  4. Informuj podmioty danych o tym, w jakim celu gromadzisz ich dane i co z nimi robisz. Zredaguj przejrzyste informacje w tym zakresie zgodnie z RODO.
  5. Informuj wolontariuszy, do czego wykorzystywane będą ich dane.
  6. Informacje o osobach przechowuj nie dłużej niż przez okres, przez jaki jest to niezbędne.
  7. Zwracaj szczególną uwagę na to, kogo upoważniasz do przetwarzania danych i co dzieje się z nimi na każdym etapie przetwarzania. Wszak odpowiedzialność za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych oraz bezpieczeństwo danych spoczywa na administratorze, czyli organizacji takiej jak np. stowarzyszenie lub fundacja. ADO odpowiada również za przetwarzanie, które powierza innemu podmiotowi.
  8. Nadzoruj i monitoruj procedury związane z bezpiecznym przetwarzaniem danych osobowych.
  9. Zabezpiecz dokumenty, ogranicz do nich dostęp. Kieruj się też zasadą czystego biurka – nie pozostawiaj zapisanych haseł, dokumentów, danych na biurku.
  10. Zobliguj wolontariuszy do niepozostawiania  dokumentów z danymi osobowymi bez nadzoru oraz ich nieudostępniania osobom do tego nieupoważnionym, bądź nieuprawnionym.
  11. Nie ujawniaj danych osobowych poza organizacją, w której pracujesz. W szczególności unikaj rozmów ujawniających te dane w miejscach publicznych, podczas spotkań towarzyskich oraz przez telefon.
  12. Pracując nad dokumentami zawierającymi dane osobowe, unikaj miejsc publicznych, np. komunikacji miejskiej, galerii handlowych, dworców itp.
  13. Zadbaj o przeszkolenie pracowników pracujących zdanie w zakresie szyfrowania wiadomości e-mail, nie pozostawiania komputera i nośników danych bez kontroli.
  14. Używaj silnych haseł zabezpieczających komputer i nośniki danych, tak aby chronić informacje na nich zawarte przed dostaniem się w niepowołane ręce.
  15. Zaszyfruj wszystkie urządzenia przenośne – laptopy, pendrive’y, dyski zewnętrzne.
  16. Dbaj o systematyczne czyszczenie plików cookies, zapamiętanych haseł oraz nazw użytkowników.
  17. Nie proś o dane, których nie potrzebujesz.
  18. Zniszcz dokumenty, które nie są już potrzebne, a zawierają dane osobowe – tak, aby uniemożliwić ich odtworzenie.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel