O czym pamiętać, przetwarzając dane w protokole powypadkowym

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 31 października 2019
647b24f27296ff70d38c4c7bc925892517489092-xlarge(1)

Kluczowym dokumentem jaki zostaje wytworzony w ramach postępowania powypadkowego jest protokół powypadkowy. Nie może mieć on kształtu dowolnego, musi bowiem w pełni odpowiadać wymogom o którym mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 maja 2019 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy. W protokole tym są przetwarzane dane osobowe, dlatego warto wiedzieć, jakie zasady powinny być przestrzegane w związku z tym przetwarzaniem

 

Dane świadków w protokole powypadkowym

Zespół powypadkowy jest zobowiązany zapoznać poszkodowanego z treścią protokołu powypadkowego przed jego zatwierdzeniem. Pamiętać należy, że obowiązkiem zespołu powypadkowego jest zapoznanie poszkodowanego z całym protokołem powypadkowym, którego częścią są załączniki do protokołu.

Uwaga

Nie będzie prawidłową praktyką zapoznanie poszkodowanego wyłącznie z samym protokołem, w dosłownym tego słowa znaczeniu, z pominięciem załączonych do niego dokumentów ujętych w wykazie załączników.

Udostępnienie poszkodowanemu protokołu powypadkowego wiąże się bardzo istotnym problemem praktycznym na gruncie problematyki przetwarzania danych osobowych. Jak wiadomo, częścią prowadzonego postępowania dowodowego zmierzającego do ustalenia okoliczności i przyczyn zdarzenia jest uzyskanie informacji o wypadku od świadków zdarzenia. Kłopot w tym, że przepisy powypadkowe, w tym rozporządzenie Rady Ministrów z 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy nie precyzują zupełnie czynności odebrania wyjaśnień od świadków wypadku, jak również ich dokumentowania w tym przetwarzania danych osobowych.

Ukształtowaną od wielu lat praktyką jest protokołowanie wyjaśnień od świadków zdarzenia - zarówno od osób, które są zatrudnione w zakładzie, jak również od osób postronnych, które były w pobliżu miejsca zdarzenia. W takiej sytuacji powstaje pytanie - czy w ramach udostępnienia pracownikowi poszkodowanemu protokołu powypadkowego dane świadków wypadku powinny być zanonimizowane czy można je zostawić bez podejmowania kroków zmierzających do uniemożliwienia ich odczytania?

Protokołu nie należy anonimizować

W pierwszej kolejności należy ustalić czy zespół powypadkowy ma prawo w ogóle pobierać dane osobowe od świadków wypadku na potrzeby sporządzania protokołu i wyjaśnień. Uwzględniając duże znaczenie dowodowe informacji uzyskiwanych od świadków należy uznać, iż świadkowie nie powinni pozostawać anonimowi względem pracodawcy poszkodowanego pracownika. Jak wiadomo świadkami mogą być zarówno pracownicy jak również osoby z zewnątrz. W przypadku pracowników udział w postępowaniu powypadkowym jest ich obowiązkiem pracowniczym - tym samym można przyjąć, iż nie ma potrzeby uzyskiwania zgody na przetwarzanie ich danych osobowych na potrzeby postępowania powypadkowego.

Uwaga

Niezależnie od powyższego, dane osobowe świadka udostępnione poszkodowanemu przy okazji udostępnienia dokumentacji powypadkowej powinny być ograniczone do minimum - do imienia, nazwisko oraz stanowiska służbowego. Dodatkowe dane osobowe przykładowo adres, w tym wskazane dane kontaktowe będą mogły być poszkodowanemu udostępnione tylko wówczas, gdy świadek wyrazi na to swoją zgodę.

Co jeśli świadek nie jest pracownikiem administratora

Natomiast w przypadku świadka, który nie jest pracownikiem administratora, warto powołać się na art 6 ust. 1 pkt f RODO, zgodnie z którym przetwarzanie danych jest zgodne z prawem gdy jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora. Przeprowadzenie postępowania powypadkowego, w tym uzyskanie niezbędnych podstawowych danych osobowych świadków jest prawnie uzasadnionym interesem pracodawcy poszkodowanego pracownika. Optymalnym rozwiązaniem będzie przyjąć, że udostępnienie danych osobowych świadków niebędących pracownikami poszkodowanemu w ramach udostępnienia kompletu dokumentacji powypadkowej będzie uzależnione od zgody świadka w tym zakresie.

Obowiązek informacyjny wobec świadka

Zarówno w stosunku do świadka będącego pracownikiem, jak również w stosunku do świadka który jest osobą postronną, powinien zostać wypełniony obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 RODO. Obowiązek ten będzie zbędny w stosunku do pracownika w przypadku gdy na etapie podejmowania zatrudnienia, w ramach obowiązku informacyjnego informacja o przetwarzaniu danych odnosiła się do potencjalnego udziału pracownika w czynnościach powypadkowych.

Uwaga

Dla przejrzystości postępowania warto względem świadka wypadku, który jest pracownikiem, ponowić obowiązek informacyjny, którego treść będzie nawiązywała do przetwarzania danych osobowych na potrzeby związane z ustalaniem okoliczności i przyczyn wypadku.

Reasumując …

… obowiązkiem zespołu powypadkowego jest zebranie informacji od świadków wypadku przy pracy. Przepisy powypadkowe nie wskazują zarówno na zakres danych osobowych jakie powinno się uzyskać (lub jakie można uzyskać od świadka wypadku) oraz czy wystarczające jest pozyskanie samych informacji o wypadku - czy niezbędne jest uzyskanie danych osobowych świadka. Uwzględniając brak wystarczających i bezpośrednich regulacji, w tym wskazujących na zakres danych osobowych świadka wypadku bezpiecznie będzie przyjąć, iż w przypadku gdy świadkiem zdarzenia nie jest pracownik zakładu, wówczas podstawą przetwarzania jego danych osobowych na potrzeby postępowania powypadkowego będzie jego pisemna zgoda a w przypadku braku jej wyrażenia - prawnie uzasadniony interes realizowany przez administratora czyli pracodawcę, którego zespół prowadzi postępowanie powypadkowe.

Uwaga

Uwzględniając dużą liczbę pracodawców oraz zespołów powypadkowych napotykających problemy przy prawidłowym przetwarzaniu danych osobowych świadków wypadku przy pracy, należy spodziewać się, iż w przyszłości zostaną podjęte pracę legislacyjne zmierzające do uregulowania kwestii przetwarzania danych osobowych na potrzeby postępowania powypadkowego.

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel