Nadmiarowe dane w dokumentacji pracowniczej – czy należy je usuwać

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 4 września 2019
aebe5a936b19373672aa9669123da35dd265bc24-large

Niejednokrotnie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych lub w pozostałych częściach dokumentacji pracowniczej, zawierają nadmiarowe dane osobowe. Sprawdź, co zrobić z takimi dokumentami.

Nadmiarowe dane osobowe w dokumentacji pracowniczej

Proces zatrudniania nowego pracownika wiąże się z koniecznością przetwarzania danych osobowych - niezależnie od tego, czy ostatecznie osoba ubiegająca się o pracę zostanie zatrudniona czy też nie. Przepisy prawa pracy regulują kwestie udostępniania danych osobowych zarówno na etapie ubiegania się o pracę, jak również dodatkowych danych jakich można żądać od osoby która już formalnie została zatrudniona. W praktyce nie można wykluczyć sytuacji, kiedy to przedkładane przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie dokumenty zawierają dane osobowe, które mają charakter nadmiarowy w stosunku do danych osobowych, jakich można oczekiwać na etapie przyjmowania do pracy. Wówczas pracodawca może mieć wątpliwości - czy dodatkowe dane osobowe, których zakres nie pokrywa się bezpośrednio z zakresem wynikającym z art 221 Kodeksu pracy powinny być usunięte z kopii lub odpisów dokumentów.

Uwzględniamy treść wzorów uregulowanych w przepisach

Odnosząc się do powyższych wątpliwości należy zauważyć, że dokumenty takie jak dyplom ukończenia studiów, świadectwa szkolne czy inne oficjalne dokumenty oficjalnie potwierdzające kwalifikacje wypełniane są na podstawie wzorów uregulowanych w przepisach powszechnie obowiązujących. Przykładem może być dyplom ukończenia studiów, którego zawartość, w tym w zakresie danych osobowych uregulowana jest w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2019 r. w sprawie studiów. Dlatego nie ma uzasadnienia do usuwania części danych osobowych w kopiach lub odpisach dokumentów przedkładanych na etapie rekrutacji - uzyskane w ten sposób dodatkowe dane osobowe są niejako skutkiem ubocznym przedłożenia przez osobę ubiegająca się o zatrudnienie dokumentów potwierdzających kwalifikacje, które są wypełnione w sposób prawidłowy zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

Uwaga

Problematyka danych osobowych w zatrudnieniu uregulowana jest przepisami prawa pracy. Tym samym organem właściwym do weryfikacji przestrzegania przez pracodawców przepisów jest w pierwszej kolejności inspektor pracy. Należy uznać, iż nie ma ryzyka że inspektor pracy zakwestionuje fakt, iż kopie lub odpisy dokumentów zawierają dane osobowe niemieszczące się bezpośrednio przepisie art 221 Kodeksu pracy.

Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku wydania przez lekarza medycyny pracy orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy w ramach profilaktycznych badań wstępnych. Uzyskanie numeru PESEL na etapie przeprowadzania wstępnych profilaktycznych badań lekarskich przez pracodawcę nie jest możliwe w sposób bezpośredni. Niezależnie od powyższego, lekarz medycyny pracy prawidłowo wypełniając orzeczenie - w tym wydawane po przeprowadzeniu badań wstępnych umieszcza numer PESEL w treści orzeczenia – chyba, że osoba objęta badaniem numeru PESEL nie posiada. W sytuacji jednak gdy pracodawca otrzyma orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy, zawierające numer PESEL, nie ma potrzeby usuwania z treści orzeczenia takiego numeru. Orzeczenie jest wypełnione w sposób prawidłowy i żaden przepis nie nakazuje dokonywania w nim modyfikacji w postaci usuwania numeru PESEL - niezależnie od tego, że pracodawca może żądać udostępnienia takiego numeru dopiero od osoby mającej status pracownika.

Problematyka wstępnych badań profilaktycznych jest na bieżąco kontrolowana przez inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy. Z całą pewnością żaden inspektor nie zakwestionuje przechowywanego orzeczenia zawierającego numer PESEL pracownika, który został tam umieszczony na potrzeby prawidłowego wystawienia orzeczenia o braku przeciwwskazań do pracy.

Reasumując …

nie ma potrzeby usuwania danych osobowych w sytuacji gdy przekładane na etapie przyjmowania do pracy dokumenty zawierają dodatkowe dane osobowe, tym bardziej że dyplomy, świadectwa i inne podobne dokumenty sporządzane są w oparciu o formularze wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących. Nie ma również uzasadnienia do usuwania z treści orzeczenia w sprawie braku przeciwwskazań do pracy numeru PESEL pracownika. Lekarz medycyny pracy wypełnia orzeczenie zgodnie ze wzorem wynikającym z przepisów powszechnie obowiązujących, Do niezbędnych danych osobowych zaliczany jest w takim przypadku numer PESEL - chyba że osoba uczestnicząca w badaniu takiego numeru nie posiada.

Podstawa prawna: 
Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel