Listy płac jako dokumenty potwierdzające księgowanie – co na to RODO

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 5 grudnia 2019
af0703c0f1cd59fa0445af053a60f1f205f702f0-xlarge(2)

Pewne przyjęte zwyczajowo rozwiązania wśród pracowników mogą aktualnie wydawać się wątpliwe w świetle RODO. Dotyczy to m.in. rozwiązań przyjętych w księgowości. Jednym z nim jest podpinanie list płac pod dokument PK. Sprawdź czy rozwiązanie to nie prowadzi do naruszenia ochrony danych.

Lista płac jako podstawa księgowania

Księgując wartość wypłacanego wynagrodzenia, zasiłków chorobowych, nagród jubileuszowych i podobnych wypłat według list płac, można podłączyć kserokopie tychże list pod dokument PK (polecenie księgowania), który znajduje się w segregatorze wraz z innymi dokumentami księgowymi w wydziale finansowym. Kserokopia list płac jest wówczas traktowana przez księgowość jako „podkładka” - dokument do zaksięgowania naliczenia i wypłaty świadczeń na rzecz pracownika.

O dokumentacji pracowniczej

Praca realizowana na podstawie stosunku pracy wiąże się z określonymi obowiązkami i uprawnieniami zarówno po stronie pracownika jak i pracodawcy. Obowiązkiem pracownika jest wykonywanie określonej pracy w miejscu i czasie pod kierownictwem pracodawcy - obowiązkiem pracodawcy zatrudnianie pracownika i terminowe wypłacanie wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.

Rolą każdego pracodawcy jest prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Dokumentacja ta ma charakter odrębny od akt osobowych i wchodzi zakres szeroko rozumianej dokumentacji pracowniczej. W skład dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wchodzi między innymi karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Jak w praktyce dokumentuje się PK

Załączanie pod polecenie księgowania jako dokumentu księgowego dodatkowej dokumentacji w postaci kopii listy płac wiąże się z dodatkowym przetwarzaniem danych osobowych pracowników, na rzecz których konkretne należności są wypłacane. Wprawdzie lista wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą stanowi część dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy - i powinna być przechowywana oddzielnie na zasadach wynikających z rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Niemniej jednak sporządzenie kopii i przechowywanie jej wraz z dokumentami księgowymi - dla zapewnienia większego w porządku i przejrzystości operacji księgowych można uznać za dopuszczalne. Uwzględniając brak bezpośredniego uregulowania powyższej kwestii zasadne jest uzyskanie zgody pracowników na dodatkowe przetwarzanie ich danych osobowych ujętych w listach wypłaconych wynagrodzeń na potrzeby sporządzania kserokopii i załączania ich do dokumentów PK, w tym na potrzebę umieszczania nazwiska osoby otrzymującej świadczenie przy numerze listy płac.

Jako że lista wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą stanowi integralną część dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika może powstać wątpliwość, czy dopuszczalną praktyką jest sporządzanie kserokopii list wypłaconych wynagrodzeń i dołączanie ich pod polecenia księgowania.

Konieczna zgoda pracownika

Nie ma przeciwwskazań do sporządzenie kopii listy płac i podłączenia jej pod dokument polecenia księgowania w celu zapewnienia większej przejrzystości i właściwej kompletności dokumentacji. Z uwagi na brak bezpośrednich regulacji tej kwestii zalecane jest uzyskanie od pracowników zgód na takie dodatkowe przetwarzanie ich danych osobowych - w tym umieszczanie ich nazwisk przy numerze listy płac.

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel