Kto wykonuje obowiązek informacyjny względem pracowników, których dane osobowe przekazano kontrahentowi

Dodano: 19 kwietnia 2019
Nawet jeżeli rozwiązanie stosunku pracy następuje z przyczyn niezawinionych przez pracownika, pracodawca ma obowiązek skonsultować zwolnienie ze związkami zawodowymi.

Normalnym zjawiskiem w obrocie gospodarczym jest przekazywanie danych osobowych pracowników firmy jej kontrahentowi, w szczególności w związku z wykonywaniem łączącej obydwa podmioty umowy. Sprawdź, kto w takim przypadku powinien zrealizować obowiązek informacyjny względem pracowników.

Przekazywanie danych pracowników …

Pracodawca ma możliwość posługiwania się danymi kontaktowymi pracowników. Dane te mogą być przekazywane „na zewnątrz” danej organizacji (w postaci wizytówek pracowników, umieszczane na stronie internetowej czy profilach pracodawcy ustanowionych w mediach społecznościowych itp.). Takie działanie pracodawcy jest zgodne z prawem i na takie przekazywanie danych pracownika, pracodawca – co do zasady – nie potrzebuje zgody pracownika.

… wiąże się z koniecznością wykonania obowiązku informacyjnego

Problemem jest natomiast kwestia, czy podmiot, który otrzymał dane osobowe pracowników, ma obowiązek przekazania tym pracownikom klauzuli informacyjnej. Zgodnie bowiem z art. 14 ust. 1 i 2 RODO administrator ma obowiązek poinformowania osoby, której dane przetwarza (i której dane nie są przekazywane bezpośrednio przez nią samą a przez pracodawcę – jego kontrahenta) i przekazania jej określonego katalogu informacji.

Zgodnie z decyzją Prezesa UODO z dnia 19 marca 2019 r. (ZSPR.421.3.2018) w przypadku pozyskiwania danych służbowych (chodziło bowiem o dane osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – są to więc dane jawne, powszechnie dostępne i służbowe), istnieje obowiązek indywidualnego powiadamiania każdej z tych osób. Zdaniem Prezesa UODO niewystarczające do wypełnienia obowiązku z art. 14 ust. 1 i 2 RODO jest samo umieszczenie informacji, wymaganych w ww. przepisach, na stronie internetowej, w sytuacji posiadania danych adresowych (a niekiedy również numerów telefonów) osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (aktualnie lub w przeszłości), umożliwiających przesłanie pocztą tradycyjną korespondencji zawierającej wymagane tym przepisem informacje (lub przekazanie ich drogą kontaktu telefonicznego).

Przy czym Prezesa UODO dopuścił możliwość zarówno przesłania informacji drogą pocztową, jak i drogą kontaktu telefonicznego – wydaje się przez to, że możliwym jest również przesłanie klauzuli informacyjnej poprzez  e-mail.

Realizacja obowiązku informacyjnego nie zawsze możliwa

Warto wskazać również, że w orzecznictwie pojawił się już ten problem, na gruncie nieobowiązującej już ustawy z 1997 r o ochronie danych osobowych. W wyroku z 24 stycznia 2013 r. I OSK 1827/11 Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że jeśli administrator pozyskuje tylko takie dane jak imię i nazwisko, PESEL, pełniona funkcja i nie posiada żadnych innych danych, które mogą ułatwić mu spełnienie obowiązku informacyjnego (adres e-mail, telefon, adres korespondencyjny itp.), to wówczas poszukiwanie takich danych byłoby niemożliwe (lub wymagałoby nadmiernego wysiłku w celu poszukiwania takich danych). W takiej sytuacji administrator może nie przekazywać klauzuli informacyjnej.

Reasumując …

… kontrahent, któremu przekazano dane osobowe pracowników firmy, ma obowiązki informacyjne wobec tych pracowników – na podstawie art. 14 RODO. Nie ma jednak konieczności wysyłania w tym celu korespondencji pocztą. Klauzula informacyjna może być przekazana np. w formie e-mail (nawet w formie „stopki” mailowej dołączonej do każdego e-maila).

Autor: Adw. dr Monika Brzozowska-Pasieka

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel