Geolokalizacja pojazdów służbowych – czy jest zgodna z RODO

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 30 lipca 2019
07b49c873b20c12aae37fa60acf78ba2c3c62005-xlarge

Coraz częściej pracodawcy stosują geolokalizację (lokalizację GPS) pojazdów wykorzystywanych przez pracowników. Upewnij się, czy takie rozwiązanie nie powoduje naruszenia ochrony danych.

Nie tylko monitoring wizyjny

Pracodawca jako organizator procesu pracy ma prawo kontrolować fakt wywiązywania się przez pracowników ze swoich obowiązków. Kodeks pracy daje podstawy prawne do wprowadzenia monitoringu wizyjnego, zwanego często wideo-nadzorem, przy pomocy kamer przemysłowych. Nie jest to jednak jedyna dopuszczalna prawnie forma kontroli pracowników. Kodeks pracy dopuszcza bowiem wyraźnie kontrolę służbowej poczty elektronicznej jak również „inne formy monitoringu”.

Lokalizacja GPS pojazdów służbowych

Kodeks pracy nie definiuje czym są „inne formy monitoringu” jakie mogą być stosowane w procesach pracy. Pracodawca ma zatem tutaj duże pole manewru. Nie oznacza to, iż pracodawca ma możliwości nieograniczone. Inne, bliżej nieuregulowane formy monitoringu muszą być rozwiązaniami niezbędnymi do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Warunki te może spełniać monitorowanie lokalizacji pojazdów służbowych.

Uwaga

Każda forma monitoringu - zarówno wynikająca bezpośrednio z kodeksu pracy jak również każda inna forma monitoringu procesu pracy powinna być uregulowana w źródłach prawa zakładowego. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Powyższa zasada dotyczy każdej formy monitoring jaką pracodawca zamierza wprowadzić w procesie pracy.

Nie wolno monitorować pojazdów prywatnych

W sytuacji gdy pracodawca umożliwił pracownikom korzystanie z samochodów służbowych po godzinach pracy nie powinien wówczas monitorować pojazdów z wykorzystaniem technologii GPS - niezależnie od tego czy pracownicy wyrazi na to zgodę. Alternatywna forma monitoringu jaką jest GPS może być stosowana, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Trudno uznać, że monitorowanie pojazdów poza godzinami pracy jest niezbędne do zapewnienia prawidłowego procesu pracy, w tym właściwego wykorzystania udostępnionych narzędzi pracy - do celów związanych z pracą.

Jak długo przetwarzać dane z monitoringu

Przepisy prawa pracy odnoszą się bezpośrednio do okresu przetwarzania zapisów monitoringu z wykorzystaniem kamer - można je przetwarzać przez okres do 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku pozostałych form monitoringu kwestia okresu przetwarzania zapisów nie jest bezpośrednio uregulowana. Tym samym jeżeli pracodawca wykaże, że dla osiągnięcia celu monitoringu roczny okres przetwarzania zapisów będzie niezbędny, wówczas trudno będzie to zakwestionować organom kontroli i nadzoru.

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel