25 wskazówek UODO – jak zorganizować wideokonferencję i nie naruszyć RODO

Dodano: 18 maja 2020
5e5e5adf1aa31821fe646d5b4a316df45e298e2b-xlarge

Wideokonferencje to w ostatnich miesiącach z oczywistych względów bardzo częsty środek porozumiewania się w pracy. Korzystając z tej formy komunikacji, administrator danych osobowych musi zadbać o bezpieczeństwo tych danych. To samo dotyczy również jego personelu. Jak to zrobić – radzi Prezes UODO.

Przed wideokonferencją

1.

Zapoznaj się z ogólnymi warunkami użytkowania lub polityką prywatności programu, z którego chcesz skorzystać.

2.

Sprawdź, czy Twoje rozmowy będą nagrywane i przechowywane.

3.

Zweryfikuj, do jakich celów wykorzystywane będą Twoje dane osobowe.

4.

Sprawdź, o jakie uprawnienia do danych jesteś proszony – lista kontaktów, lokalizacja itp.

5.

Do zainstalowania aplikacji na komputerze użyj oficjalnej strony aplikacji z której chcesz korzystać; w przypadku urządzeń mobilnych wybierz oficjalny sklep – Google Play lub App Store.

6.

Upewnij się, że osoby postronne nie mają dostępu do Twojego ekranu.

7.

Sprawdź, czy aplikacja dysponuje niezbędnymi środkami bezpieczeństwa, takimi jak szyfrowanie.

8.

Korzystaj z aplikacji webowych, nie desktopowych.

9.

Zabezpiecz sieć Wi-Fi silnym hasłem.

10.

Przed udostępnieniem swojego ekranu podczas rozmowy zamknij wszystkie okna, tak aby inni uczestnicy konferencji ich nie zobaczyli.

11.

Przy podłączeniu się do telekonferencji korzystaj z kodów dostępu/PIN-ów.

12.

Przeskanuj program do telekonferencji systemem antywirusowym lub antymalware-owym.

W trakcie wideokonferencji

13.

Ogranicz ilość podawania danych osobowych – użyj pseudonimu i służbowego adresu e-mail.

14.

Użyj innego hasła, niż używane przez Ciebie w innych usługach.

15.

Nie udostępniaj linków do konferencji w mediach społecznościowych.

16.

Włącz, jeśli to możliwe, domyślną ochronę hasłem spotkania on-line.

17.

Zarządzaj opcjami udostępniania ekranu.

18.

W celu wykonywania rozmów służbowych wykorzystuj dostęp do sieci za pomocą szyfrowanego połączenia VPN.

19.

Nie udostępniaj dokumentów służbowych, za pomocą czatu, który może być publiczny.

20.

Jeżeli to możliwe korzystaj z opcji zamazywania tła (tak, żeby rozmówcy nie widzieli Twojego otoczenia).

21.

Korzystaj z opcji „poczekalnia” tak, abyś mógł kontrolować osoby uczestniczące w telekonferencji, unikniesz przypadkowych lub niechcianych osób.

22.

Logując się do telekonferencji, wyłącz mikrofon i kamerę (włączysz je jak będzie to potrzebne).

Po wideokonferencji

23.

Wyłącz mikrofon i kamerę.

24.

Upewnij się, że zakończyłeś spotkanie on-line i zamknąłeś aplikację.

25.

Sprawdź, czy program do telekonferencji nie działa w tle.

Źródło:
  • Strona internetowa UODO (uodo.gov.pl).

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Biblioteka ABI

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel