10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej – elektronicznej czy także papierowej

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Dodano: 9 lipca 2019
9a22516114de495c68434a14e00bfa932529eec0-original

Począwszy od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe reguły przechowywania dokumentacji pracowniczej. Dla jej przechowywania przewidziany jest termin 10-letni. Wątpliwości naszych Czytelników budzi kwestia czy termin ten dotyczy wyłącznie dokumentacji w formie elektronicznej czy też dokumentacji papierowej.

Termin 10-letni dla każdej formy dokumentacji

Zatrudnienie na podstawie stosunku pracy wiąże się z licznymi obowiązkami obciążającymi podmiot zatrudniający. Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Powyższy obowiązek dotyczy dokumentacji określanej zbiorczą nazwą - dokumentacja pracownicza. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, obowiązkiem pracodawcy jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Przywołana regulacja nie odnosi się do formy prowadzenia dokumentacji. Tym samym można uznać, że 10-letni okres przechowywania dokumentów pracowniczych będzie obowiązywał niezależnie od tego, czy pracodawca prowadzi dokumentację w formie papierowej czy w formie elektronicznej.

Reasumując, przepisy dają pracodawcy możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej. Jednak 10-letni okres przechowywania dokumentów pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. jest taki sam niezależnie od przyjętej formy prowadzenia dokumentacji. Nie ma bowiem przepisu, który różnicowałby okres przechowywania dokumentów w zależności od ich formy.

Sposób przechowywania dokumentacji musi być dostosowany do jej formy

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.  Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

Sebastian Kryczka

Autor: Sebastian Kryczka

Prawnik, absolwent Wydziału Prawa Administracji i Ekonomii (Zakład Prawa Pracy) Uniwersytetu Wrocławskiego. Od 2002 r. zawodowo zajmuje się problematyką prawa pracy, jak również w zagadnieniami związanymi z działalnością kontrolno-nadzorczą sprawowaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Ekspert współpracujący z największymi i najbardziej opiniotwórczymi podmiotami w kraju, zajmującymi się problematyką prawa pracy. Ma na swoim koncie współpracę m.in. z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej, Dolnośląską Komisją Ochrony Pracy oraz czołowymi firmami wydawniczymi. Jest m.in. współautorem komentarza do Kodeksu pracy, autorem komentarza do ustawy o PIP, jak również komentarzy do kilkunastu rozporządzeń wykonawczych do Kodeksu pracy.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel