Wspólna działalność socjalna – kto ma status administratora

Dodano: 22 stycznia 2020
ca06507c54e19c057552857b73847e159c7fc67c-xlarge

Istnieje możliwość prowadzenia wspólnego zakładowego funduszu socjalnego przez kilku pracodawców. Takie rozwiązanie jest stosowane bardzo często w jednostkach samorządowych. Jaki jest status poszczególnych pracodawców prowadzących wspólną  działalność socjalną?

Duża swoboda w administrowaniu ZFŚS

Przepisy kodeksu pracy zobowiązują pracodawców do zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników, co wynika z podstawowych zasad prawa pracy. Rolą pracodawcy jest zatem stosownie do możliwości i warunków zaspokajanie bytowych, socjalnych i kulturalne potrzeb pracowników. Warto wiedzieć, że sformułowanie to nie ma charakteru normy bezwzględnie obowiązującej, a realizacja potrzeb socjalnych pracowników zależy od możliwości finansowych oraz organizacyjnych pracodawcy.

Pracodawcy w zakresie administrowania ZFŚS, mają całkiem szeroki zakres autonomii – zgodnie bowiem z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określane są właśnie przez pracodawcę w regulaminie ZFŚS. Niemniej jednak regulamin taki nie może pozostawać w sprzeczności z zasadami wynikającymi z przepisów prawa pracy, w szczególności w zakresie równego traktowania pracowników, jak również zasadami przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO.

Istnieje możliwość prowadzenia przez pracodawców wspólnej działalności socjalnej.

Uwaga

Pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie. Przepisy nie precyzują zakresu warunków jakie powinny być w umowie ustalone. Można zatem uznać, iż umowa taka może zawierać stosowne postanowienia odnoszące się do kwestii właściwego przepływu i przetwarzania danych osobowych.

Każdy pracodawca odrębnym ADO

W sytuacji gdy pracodawcy decydują się prowadzić wspólną działalność socjalną, może powstać wątpliwość w zakresie właściwego określenia statusu poszczególnych pracodawców, w szczególności tego pracodawcy, który na mocy umowy będzie administrował funduszem oraz zapewniał obsługę w tym zakresie. Należy przyjąć, że status administratora danych przetwarzanych w związku z ZFŚS będzie miał każdy pracodawca. Dlatego nie ma potrzeby zawierania dodatkowej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z uwagi na wystąpienie konstrukcji współadministrowania, o której mowa w art 26 RODO.

Podobna sytuacja występuje w przypadku pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych. Kasa samodzielnie przetwarza bowiem dane osobowe w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności wynikających z przepisów tym uchwalonego statutu – i tym samym jest administratorem danych osobowych a nie podmiotem przetwarzającym.

Uwaga

Obowiązkiem podmiotu administrującego wspólnym funduszem socjalnym będzie także wypełnienie obowiązku informacyjnego względem osób uprawnionych do korzystania z działalności socjalnej oraz upoważnienie właściwych osób do przetwarzania danych na potrzeby tej działalności.

Czytelnicy tego artykułu skorzystali również z poniższych narzędzi

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody


© Portal Poradyodo.pl

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

SPRAWDŹ »

x
wiper-pixel