Obowiązek informacyjny należy wypełnić także w związku z rejestracją telefoniczną pacjenta

Wioleta Szczygielska

Autor: Wioleta Szczygielska

Dodano: 12 lipca 2018
Lekarka tłumaczy coś pacjentowi
Pytanie:  W czasie rejestracji telefonicznej pobieramy od pacjenta m.in. numer PESEL, co jest konieczne w świetle obowiązków względem NFZ. Jak w związku z tym jak wypełnić informacyjny i jak to udokumentować?
Odpowiedź: 

Administrator może przekazać pacjentowi część informacji w drodze telefonicznej z odesłaniem na stronę internetową. Może też nagrać automatyczny komunikat, niemniej jednak jest to rozwiązanie obarczone ryzykiem. Nie możemy także zapominać o obowiązku udokumentowania wykonania obowiązku informacyjnego.

Częściowa informacja telefoniczna z odesłaniem

Obowiązku informacyjnego należy dopełnić podczas pozyskiwania danych osobowych (art. 13 ust. 1 RODO). Oznacza to, że w przypadku zbierania danych osobowych w trakcie rejestracji telefonicznej pacjenta obowiązku informacyjnego należy dopełnić już w czasie tej rejestracji. Zakres informacji, jakie należy podać w ramach obowiązku informacyjnego, jest dość szeroki. W związku z tym niektórzy administratorzy danych (w przypadku pozyskiwania danych drogą elektroniczną) decydują się na przekazanie podczas rozmowy jedynie części informacji – np. kto jest administratorem danych, w jakim celu dane są przetwarzane, na jakiej podstawie prawnej czy jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą – i jednocześnie poinformowanie, że pełną informację na temat przetwarzania danych osobowych można znaleźć na wskazanej stronie internetowej.

Automatyczny komunikat – dość ryzykowne rozwiązanie

Można również rozważyć nagranie komunikatu z treścią obowiązku informacyjnego, który będzie odtwarzany przed nawiązaniem połaczenia – bądź alternatywnie po wybraniu odpowiedniego przycisku na klawiaturze telefonu przez klienta. Druga opcja może być jednak ryzykowna, gdyż istnieje ryzyko, że klient nie zapozna się z treścią obowiązku informacyjnego.

Jak udokumentować wykonanie obowiązku informacyjnego?

W przypadku rozmowy telefonicznej, gdy treść klauzuli informacyjnej jest odczytywana klientowi, można rozważyć nagrywanie takich rozmów, jednak należy pamiętać, że należy uzyskać zgodę klienta na takie nagrywanie. Można także opracować procedurę realizacji obowiązku informacyjnego, w której zostanie opisany sposób przekazywania informacji klientowi, co powinno wystarczyć do wykazania, że obowiązek informacyjny jest realizowany.

Uwaga

Administrator danych osobowych musi być w stanie wykazać, że realizuje obowiązki wynikające z RODO – w tym obowiązek informacyjny – zgodnie z zasadą rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO).

Wioleta Szczygielska

Autor: Wioleta Szczygielska

Specjalista z zakresu prawa ochrony danych osobowych. Wieloletni redaktor fachowych publikacji związanych z tematyką ochrony danych osobowych.

Nasi partnerzy i zdobyte nagrody » 


Nagrody i wyróżnienia» 

Poznaj kluczowe zagadnienia, z jakimi możesz się zetknąć podczas codziennej pracy IODO.
E-kurs dla początkującego Inspektora Danych Osobowych. Rzetelna wiedza i praktyczne ćwiczenia.

24-h bezpłatny test portalu!
Zyskaj pełen dostęp do bazy porad i aktualności!

SPRAWDŹ »

x