Jakie klauzule informacyjne w związku z udzielaniem zamówień publicznych

Obowiązek informacyjny administratora danych powstaje z chwilą pozyskania danych, od osoby, której dane dotyczą lub w określonym terminie w razie uzyskania danych z innego źródła np. od osoby trzeciej. Wobec tego zamawiający może zawrzeć klauzulę informacyjną z art. 13 RODO w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a ponadto powinien umieścić ją w pierwszej korespondencji kierowanej do wykonawcy. Administratorem danych jest zamawiający, czyli w przypadku opisanym w pytaniu będzie to właściwa gmina.

Podstawę prawną przetwarzania danych dla zamówień powyżej 30 000 EURO będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z przepisami Prawa zamówień publicznych i przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentów. Podstawą przetwarzania danych może być także art. 6 ust. 1 lit. b (gdy wykonawcą będzie osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą). Okres przechowywania danych to okres niezbędny do udzielenia zamówienia i realizacji umowy, a dla celów archiwalnych ­okres wynikający z art. 97 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Z kolei w przypadku zamówień poniżej 30 000 EURO. podstawy przetwarzania to art. 6 ust.1 lit b. lub (i) lit. e RODO. Natomiast okres przechowywania danych dla celów archiwalnych to okres wynikający z przepisów dotyczących archiwizacji.