Co zawrzeć w umowie powierzenia z firmą hostingową

Podmiotem przetwarzającym jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora danych osobowych. Zawarcie umowy powierzenia danych jest konieczne, gdy administrator danych przekazuje (udostępnia) dane osobowe innemu podmiotowi w związku z realizacją przez ten podmiot zadań lub usług dla administratora danych. Wobec tego każdy administrator danych, który powierza hostingodawcy dane osobowe, powinien zgodnie z RODO zawrzeć umowę powierzenia danych.

Odnośnie obowiązku zawierania umowy o powierzenie przetwarzania danych z dostawcą usług hostingowych wypowiedział się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (na gruncie poprzednio obowiązujących przepisów). GIODO zajął stanowisko, że jeżeli podmiot udostępniający serwer nie posiada wiedzy co do rodzaju danych przetwarzanych na tym serwerze i nie powierzono mu danych, to podlega on tylko postanowieniom art. 14 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Jeżeli bowiem hostingodawca nie posiada informacji nawet o tym, czy i jakie dane osobowe będą przetwarzane w serwisie klienta (a tym samym na jego serwerze), to trudno mówić o powierzeniu danych. Do powierzenia danych dochodzi jednak, gdy hostingodawca wie o tym, że klient będzie przetwarzał dane osobowe osób trzecich, gdy posiada wiedzę co do rodzaju danych przetwarzanych na serwerze bądź dostęp do tych danych.

W umowie powierzenia danych należy określić dokładnie jakie dane osobowe, w jaki sposób, w jakim celu i w jakim zakresie będą przetwarzane przez firmę hostingową.